HR w postaci elektronicznej czyli zasady przejścia na e-dokumentację pracowniczą
Digitalizacja dokumentacji pracowniczej to krok w stronę nowoczesnego zarządzania zasobami ludzkimi. Firmy coraz częściej odchodzą od papierowych akt, aby usprawnić organizację, zwiększyć dostępność danych oraz poprawić bezpieczeństwo przechowywanych informacji. To rozwiązanie dające większą wygodę zarówno pracodawcom, jak i pracownikom. Niemniej jego wdrożenie wymaga dostosowania się do określonych regulacji oraz wykorzystania odpowiednich narzędzi technologicznych. Elektroniczna dokumentacja pracownicza W praktyce prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej oznacza, że wszystkie dokumenty związane z zatrudnieniem – umowy, wnioski, zaświadczenia czy ewidencja czasu pracy – mogą być przechowywane w cyfrowej formie, zamiast w tradycyjnych segregatorach. Przejście na takie rozwiązanie Jestem w na znaczny z koniecznością wdrożenia konkretnych procedur i systemów, które zapewnią bezpieczeństwo danych oraz ich dostępność przez określony czas. Firmy, które decydują się na cyfryzację dokumentacji, mogą liczyć na oszczędność przestrzeni i czasu, łatwiejszą organizację oraz lepszą kontrolę nad danymi. To także krok w stronę bardziej ekologicznego podejścia do administracji. Jak wspominaliśmy, przejście z tradycyjnych papierowych akt na systemy cyfrowe, wymaga spełnienia określonych wymogów prawnych i organizacyjnych. Jakich konkretnie? Postać, a forma dokumentu Różnica między postacią, a formą oświadczenia woli – choć subtelna – jest niezwykle istotna w kontekście prawa. Postać Postać odnosi się do nośnika, czyli sposobu fizycznego lub cyfrowego przechowywania oświadczenia woli. Może to być dokument papierowy, plik elektroniczny, wiadomość e-mail czy nawet nagranie audio. Przykładem jest art. 67[26] § 2 Kodeksu pracy, który mówi, że pracownik może potwierdzić zapoznanie się z procedurami w postaci papierowej lub elektronicznej. Forma Forma dotyczy natomiast sposobu złożenia oświadczenia woli, czyli tego, jak musi być ono wyrażone, aby było skuteczne prawnie. Może to być forma pisemna, elektroniczna, dokumentowa, notarialna itd. Na przykład art. 75[1] § 1 Kodeksu cywilnego wymaga, aby zbycie przedsiębiorstwa było dokonane w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi. Mówiąc wprost, postać mówi o tym, gdzie i jak przechowujemy oświadczenie, a forma określa sposób, w jaki musi być ono złożone, aby miało skutki prawne. Można to porównać do różnicy między tym, czy dokument jest na papierze czy w pliku PDF (postać), a tym, czy musi być podpisany ręcznie czy elektronicznie (forma). Niestety, w praktyce orzeczniczej i doktrynie pojęcia te bywają mylone, co prowadzi do nieporozumień przy wdrażaniu cyfrowych rozwiązań w HR. Możliwości i ograniczenia elektronicznego obiegu dokumentów w HR Dokumentacja pracownicza w Polsce ewoluuje, a przepisy coraz częściej pozwalają na składanie różnych wniosków w postaci elektronicznej. Wiele aspektów zarządzania kadrami, takich jak wnioski o urlop, pracę zdalną czy świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS), można obecnie prowadzić cyfrowo. Postacie dokumentacji pracowniczej Dokumentacja może występować w dwóch postaciach: Papierowej, gdzie nośnikiem jest tradycyjny dokument na papierze. Elektronicznej, gdzie nośnikiem jest plik cyfrowy (np. PDF, DOC) lub system informatyczny, a nawet aplikacja mobilna. Kiedy możemy wybrać postać? W wielu przypadkach decyzja o postaci dokumentu należy do pracownika lub pracodawcy, w zależności od tego, kto jest inicjatorem czynności. Ostatnia nowelizacja Kodeksu pracy dała swobodę wyboru dla większości wniosków, m.in.: Wniosków dotyczących pracy zdalnej; Wniosków o urlopy związane z rodzicielstwem; Wniosków o udzielenie urlopu (z wyjątkiem bezpłatnego); Wniosków o zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej; Wniosków o elastyczną organizację pracy; Wniosków dotyczących ZFŚS. Elektroniczna postać dokumentacji obejmuje również inne informacje, takie jak: Zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentów w wersji papierowej; Oświadczenia dotyczące pracy zdalnej; Odpowiedzi na wnioski o przewidywalne warunki pracy; Informacje o kontroli trzeźwości. Gdzie wymagana jest forma pisemna? Istnieją jednak wyjątki, gdzie przepisy wymagają formy pisemnej, co oznacza konieczność zachowania papierowego dokumentu lub użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Obejmuje to m.in.: Wnioski dotyczące systemów czasu pracy; Wnioski o odpracowanie zwolnienia od pracy; Wnioski o czas wolny za nadgodziny; Wnioski o urlop bezpłatny. Forma pisemna w polskim prawie ma kluczowe znaczenie dla skuteczności oświadczeń woli. Zgodnie z Kodeksem cywilnym, aby zachować formę pisemną, konieczne jest złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Jednak przepisy dopuszczają zastąpienie formy pisemnej formą elektroniczną, pod warunkiem użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Forma pisemna w Kodeksie pracy W Kodeksie pracy pojawia się pojęcie „na piśmie”, co może budzić wątpliwości, czy rzeczywiście chodzi o formę pisemną w rozumieniu Kodeksu cywilnego. Przykładem jest wyrok Sądu Najwyższego z 21 stycznia 2021 r. (III PSKP 2/21), który dotyczył obowiązku spoczywającym na pracodawcy, a dotyczącym zawiadomienia związku zawodowego o zamiarze wypowiedzenia warunków umowy o pracę. Pracodawca zrobił to mailowo, ale SN uznał, że art. 38 § 1 k.p. wymaga formy pisemnej, a jej naruszenie może skutkować sankcjami. Wnioski pracownicze, a forma pisemna Niektóre wnioski pracownicze wymagają formy pisemnej, np. wniosek o odebranie nadgodzin w postaci dnia wolnego (art. 151[2] § 1 k.p.). Jednak doktryna wskazuje, że przepis nie przewiduje rygoru nieważności w przypadku niezachowania tej formy. Oznacza to, że nawet wniosek złożony e-mailem lub potwierdzony przez świadków może mieć skutki prawne. W wyroku z 20 marca 2018 r. (II PK 11/17) SN przyjął, że jeśli pracodawca nie dysponuje pisemnym wnioskiem pracownika, należy uznać, że udzielenie czasu wolnego nastąpiło z inicjatywy pracodawcy. To stanowisko jest krytykowane, ponieważ może prowadzić do nieuznawania wniosków składanych w innej formie, niż pisemna. Prowadzi to zatem do wniosku, że forma pisemna w prawie pracy jest istotna, ale w niektórych przypadkach dopuszcza się jej zastąpienie formą elektroniczną. Dokumentacja pracownicza Dokumentacja pracownicza obejmuje akta osobowe oraz dokumentację dotyczącą spraw związanych ze stosunkiem pracy. Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia tych dokumentów w sposób zgodny z przepisami, zapewniając ich poufność, integralność i dostępność. Akta osobowe Akta osobowe pracownika składają się z kilku części: Część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, np. CV, skierowania na badania lekarskie. Część B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, np. umowa o pracę, zakres obowiązków, potwierdzenie zapoznania się z regulaminem. Część C – dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy, np. wypowiedzenie umowy, świadectwo pracy. Część D – dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej, np. kary porządkowe, zawiadomienia o ukaraniu. Część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości lub środków działających podobnie do alkoholu, jeśli pracodawca wprowadził taką procedurę. Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy Oprócz akt osobowych pracodawca prowadzi także dokumentację dotyczącą różnych aspektów zatrudnienia, w tym: Ewidencję czasu pracy, obejmującą m.in. godziny nadliczbowe i pracę w porze nocnej. Dokumenty dotyczące urlopu wypoczynkowego,
ZSMPOL – co powinieneś wiedzieć
Zintegrowany System Monitorowania Obrotu Produktami Leczniczymi (ZSMOPL), który został uruchomiony w Polsce 1 kwietnia 2019 roku, stanowi jedno z kluczowych narzędzi stworzonych w ramach Prawa Farmaceutycznego. Powstał w celu skuteczniejszego monitorowania, kontrolowania oraz analizowania rynku farmaceutycznego, obejmując produkty lecznicze, wyroby medyczne oraz środki spożywcze o specjalnym przeznaczeniu żywieniowym (ŚSSPŻ). Podstawą prawną dla jego działania jest art. 72a Prawa Farmaceutycznego, a nadzór nad systemem sprawuje Centrum E-Zdrowie. To rozwiązanie dotyczy wyłącznie rynku polskiego i nie funkcjonuje na szczeblu międzynarodowym. Rola ZSMOPL w systemie ochrony zdrowia ZSMOPL jest częścią większego ekosystemu informacji w ochronie zdrowia, który wspiera działania Ministerstwa Zdrowia oraz Inspekcji Farmaceutycznej. Główne cele systemu obejmują: Monitorowanie dostępności leków oraz innych produktów kluczowych dla zdrowia pacjentów. Zwalczanie nieprawidłowości w dystrybucji farmaceutycznej, takich jak odwrócona dystrybucja produktów leczniczych. Usprawnienie nadzoru nad eksportem leków, szczególnie tych, które mogą być zagrożone niedoborem w Polsce. System działa w oparciu o raporty dostarczane przez określone podmioty, które są zobowiązane do regularnego przesyłania danych. Informacje te pozwalają na identyfikowanie potencjalnych problemów z dostępnością produktów oraz podejmowanie działań prewencyjnych. Podmioty zaangażowane w zarządzanie ZSMOPL Zarządzanie danymi zgromadzonymi w ZSMOPL odbywa się przy udziale kilku kluczowych instytucji: Ministerstwo Zdrowia, które wykorzystuje dane do podejmowania decyzji strategicznych. Centrum E-Zdrowie, pełniące funkcję administratora systemu i dbające o jego techniczne funkcjonowanie. Inspekcja Farmaceutyczna, która administruje danymi i prowadzi nadzór nad ich prawidłowym użyciem. Prezes URPL, odpowiedzialny za rejestr produktów leczniczych dopuszczonych do obrotu w Polsce. Warto podkreślić, że ZSMOPL nie oferuje publicznego dostępu do zgromadzonych danych. Informacje są udostępniane wyłącznie instytucjom odpowiedzialnym za zarządzanie systemem, co zapewnia odpowiedni poziom kontroli i ochrony danych. Zakres danych monitorowanych przez ZSMOPL System obejmuje szeroki zakres informacji dotyczących obrotu produktami mającymi kluczowe znaczenie dla zdrowia publicznego. Do najważniejszych kategorii należą: Produkty lecznicze, zarówno te dostępne na receptę, jak i bez recepty, które są stosowane w leczeniu, zapobieganiu chorobom czy łagodzeniu ich objawów. Środki spożywcze specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyroby medyczne, w tym produkty refundowane oraz te o ustalonej cenie urzędowej. Produkty lecznicze sprowadzane z zagranicy na mocy przepisów Prawa Farmaceutycznego, szczególnie w przypadku leczenia chorób rzadkich. Specjalistyczne środki spożywcze importowane, które nie mają dostępnych alternatyw na rynku krajowym, jak żywność dla osób z ciężkimi nietolerancjami. Jakie produkty nie podlegają ZSMOPL? Choć Zintegrowany System Monitorowania Obrotu Produktami Leczniczymi obejmuje wiele produktów kluczowych dla ochrony zdrowia publicznego, istnieją kategorie, które są z tego systemu wyłączone. Należą do nich: Produkty lecznicze weterynaryjne, które są przeznaczone wyłącznie dla zwierząt. Nierefundowane środki spożywcze o specjalnym przeznaczeniu żywieniowym, których nie sprowadzono w trybie specjalnym. Suplementy diety, wykorzystywane przede wszystkim jako uzupełnienie codziennej diety. Nierefundowane wyroby medyczne, które nie mają ustalonej urzędowej ceny zbytu. Kosmetyki, które są przeznaczone do pielęgnacji, czyszczenia lub poprawy wyglądu ciała. Środki higieniczne, takie jak artykuły przeznaczone do utrzymania czystości czy ochrony zdrowia. Te wyłączenia wskazują, że ZSMOPL jest ukierunkowany na produkty, które mają bezpośredni wpływ na zdrowie ludzkie oraz wymagają szczególnej kontroli. Raportowanie produktów przeznaczonych na rynki zagraniczne Czy towary eksportowane muszą być raportowane do ZSMOPL? Zgodnie z interpretacją indywidualną Głównego Inspektoratu Farmaceutycznego z 13 maja 2019 roku, obowiązek raportowania dotyczy wyłącznie produktów dopuszczonych do obrotu na terenie Polski. Przedsiębiorcy obracający produktami leczniczymi powinni przestrzegać przepisów dotyczących hurtowej sprzedaży, które określają, że taki obrót jest zgodny z prawem wyłącznie wtedy, gdy obejmuje produkty mające pozwolenie na obrót na terytorium RP. Jeśli przedsiębiorca nie podlega obowiązkowi raportowania, organy nadzorcze nie mają podstaw do wymierzenia kary, która zgodnie z przepisami może wynosić nawet do 50 000 zł. Dotyczy to m.in. sytuacji, gdy produkt nie jest przeznaczony na polski rynek i nie został włączony do systemu. Podmioty zobowiązane do raportowania w ZSMOPL W systemie ZSMOPL obowiązek raportowania spoczywa na trzech głównych grupach: Apteki, punkty apteczne oraz działy farmacji szpitalnej: Raportują transakcje związane z produktami leczniczymi i wyrobami medycznymi. Monitorują bieżące stany magazynowe oraz przesunięcia towarów pomiędzy jednostkami. Informują o brakach w dostępności leków, szczególnie tych na receptę czy objętych refundacją. Hurtownie farmaceutyczne: Prowadzą ewidencję przeprowadzonych transakcji i stanów magazynowych. Raportują przesunięcia magazynowe produktów do innych hurtowni. Podmioty Odpowiedzialne (MAH): Muszą raportować każdą serię produktów zagrożonych brakiem dostępności w Polsce, podając numer, datę ważności i wielkość serii. Informują o sprzedaży produktów przedsiębiorcom, aptekom czy szpitalom. Przekazują informacje o stanach magazynowych oraz planowanych dostawach leków. Zakres danych raportowanych do ZSMOPL Obowiązek raportowania obejmuje szczegółowe informacje, takie jak: Liczba opakowań, zarówno tych będących przedmiotem transakcji, jak i przesunięć magazynowych. Dane identyfikacyjne produktów, w tym numer serii, data ważności oraz numer GTIN. Wartość netto transakcji, nie uwzględniająca rabatów i innych obniżek. Informacje o stronach transakcji, takie jak dane sprzedawcy i nabywcy, identyfikatory oraz adresy działalności. Sankcje administracyjne w ZSMOPL W przypadku, gdy podmiot zobowiązany do raportowania w ramach systemu ZSMOPL nie wywiąże się z nałożonych na niego obowiązków, może zostać na niego nałożona administracyjna kara pieniężna. Zgodnie z przepisami, wysokość takiej sankcji może wynosić nawet do 50 000 zł. Dlatego tak istotne jest, aby przedsiębiorstwa działające w branży farmaceutycznej przestrzegały regulacji dotyczących raportowania danych, co pozwoli uniknąć niepotrzebnych problemów oraz obciążeń finansowych. Programy do ZSMOPL – czy warto z nich korzystać? Raportowanie do systemu ZSMOPL, mimo swojej wagi, może okazać się czasochłonnym zadaniem, zwłaszcza jeśli proces ten nie jest odpowiednio zoptymalizowany. Na szczęście na rynku dostępne są nowoczesne rozwiązania technologiczne, które znacząco ułatwiają to zadanie. Inwestycja w specjalistyczne oprogramowanie przynosi wiele korzyści, niezależnie od wielkości prowadzonego przedsiębiorstwa. Korzyści wynikające z wdrożenia programów do ZSMOPL Automatyzacja i oszczędność czasu Dedykowane programy do ZSMOPL umożliwiają automatyczne generowanie i przesyłanie raportów, które są zgodne z wymogami prawnymi. Automatyzacja procesów znacząco zmniejsza ryzyko błędów ludzkich oraz pozwala firmom szybko dostosowywać się do zmieniających się regulacji prawnych. Aktualizacje dostosowane do zmian w przepisach Oprogramowanie tego typu jest stale aktualizowane, by spełniać najnowsze wymagania prawne. Dzięki temu firmy mogą być pewne, że ich działania są zgodne z obowiązującymi regulacjami, co eliminuje ryzyko kar finansowych. Efektywne zarządzanie stanami magazynowymi Specjalistyczne narzędzia umożliwiają ciągłe monitorowanie zapasów magazynowych, co pozwala przedsiębiorstwom unikać braków towarowych i optymalizować dostawy. W konsekwencji prowadzi to do oszczędności finansowych i poprawy dostępności produktów dla klientów. Poprawa wydajności operacyjnej Integracja programów do ZSMOPL z innymi systemami, takimi jak
Hogart eSprawozdania – skuteczne narzędzie do sporządzania e-sprawozdań finansowych
Jesteś zobligowany do sporządzania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej? Szukasz wygodnego, a zarazem prostego sposobu umożliwiającego szybkie wywiązanie się z nadmienionego obowiązku? Jeśli tak, to koniecznie zapoznaj się z programem eSprawozdania firmy Hogart. Czym są e-Sprawozdania i kto musi je sporządzać? Od 2019 roku w Polsce istnieje obowiązek raportowania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej (zwanych e-sprawozdaniami) do Ministerstwa Finansów. Obowiązek ten dotyczy dwóch głównych grup podmiotów. Mowa o: Jednostkach wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) Obejmuje to wszystkie firmy i organizacje, które są wpisane do KRS, ale które nie sporządzają swoich sprawozdań finansowych zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSR). Oznacza to, że wspomniane podmioty muszą sporządzać i przesyłać swoje sprawozdania w formacie określonym przez MF. Podatników podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzących księgi rachunkowe Dotyczy to osób fizycznych, które prowadzą działalność gospodarczą i są zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości. Oni również muszą sporządzać swoje sprawozdania finansowe w formacie elektronicznym i przesyłać je do MF. E-sprawozdania muszą być sporządzone w określonej strukturze logicznej oraz formacie, które są udostępnione w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Proces ten został wprowadzony w celu ułatwienia i usprawnienia raportowania finansowego oraz zwiększenia transparentności i kontroli nad danymi finansowymi. Aby uprościć i zautomatyzować proces generowania i przesyłania sprawozdań finansowych, warto wyposażyć się w program stworzony właśnie do tego celu. Jaki konkretnie? Naturalnie Hogart eSprawozdania. Hogart eSprawozdania – informacje ogólne Program Hogart eSprawozdania to zaawansowane rozwiązanie umożliwiające tworzenie e-Sprawozdań finansowych. Jak z niego korzystać? Użytkownik ma trzy opcje rozpoczęcia nowego sprawozdania: może stworzyć nowy, pusty formularz, skorzystać z kopii innego sprawozdania zapisanego w programie lub wczytać kopię e-Sprawozdania w formacie XML. Narzędzie pozwala także na ręczne wpisywanie danych, wczytywanie ich z arkuszy Excel oraz dodawanie załączników, takich jak polityka rachunkowości czy dodatkowe informacje w formacie PDF. Kompletne sprawozdanie można podpisać elektronicznie za pomocą kwalifikowanych podpisów, wyeksportować jako plik XML lub PDF, a także wydrukować. Program wspiera tworzenie e-Sprawozdań dla wielu podmiotów. Zakres dostępnych funkcji zależy od posiadanej licencji, która określa liczbę aktywnych podmiotów i użytkowników, mogących korzytsać z narzędzia. Warto dodać, że moduł administracyjny pozwala na parametryzację programu, definiowanie podmiotów i użytkowników oraz przydzielanie ról. Co istotne to fakt, że program Hogart eSprawozdania zapewnia pełną obsługę wszystkich rodzajów e-sprawozdań finansowych, jednostkowych i skonsolidowanych, w najnowszym schemacie: Jednostka mikro Jednostka mała Jednostka inna Bank Dom maklerski Zakład ubezpieczeń i asekuracji Jednostka OP Mała jednostka SKOK SKOK Jak korzystać z Hogart eSprawozdania? Tworzenie sprawzdania Aby zacząć, otwórz program i wybierz część „Robocze” z menu „Sprawozdania”. Nowe sprawozdanie finansowe można utworzyć na kilka sposobów. Po pierwsze, można dodać nowe puste sprawozdanie i wypełnić je ręcznie. Dane w formie tabel, takie jak bilans czy rachunek wyników, można przygotować w arkuszach Excel i wczytać je do programu. Elementy opisowe, jak dodatkowe informacje czy polityka rachunkowości, mogą być dołączone jako pliki PDF. Alternatywnie, można skopiować jedno ze sprawozdań zapisanych już w programie. W nowo utworzonej kopii zmienia się dane dotyczące okresu, na który sporządzono sprawozdanie, i aktualizuje pozostałe informacje oraz załączniki. Dodatkowo, można utworzyć nowe puste sprawozdanie i zaimportować do niego dane z pliku XML przygotowanego w innym programie. Po wczytaniu pliku XML, jeśli to konieczne, należy przekonwertować sprawozdanie do nowej struktury, a następnie zaktualizować dane podobnie jak w przypadku kopiowania sprawozdania finansowego. Wprowadzanie danych Kompletując dane w sprawozdaniu, można je wprowadzać ręcznie lub korzystać z narzędzi importu, dodawania załączników oraz przenoszenia kwot do roku poprzedniego. W miarę postępu prac należy przesuwać poszczególne sekcje sprawozdania z etapu „Do zrobienia” do „W przygotowaniu” i kolejno do „Zrobione”. Następnie, sprawdza się poprawność sprawozdania pod względem zgodności ze schematem i, w razie potrzeby, dokonuje korekt. Generowanie e-sprawozdania Po skompletowaniu i sprawdzeniu sprawozdania, przenosi się je do etapu „Przygotowane”. Jeśli to konieczne, można cofnąć sprawozdanie do etapu „Robocze” i wprowadzić niezbędne poprawki. Następnie, przenosi się sprawozdanie do etapu „Archiwum”, generując jednocześnie plik XML. W „Archiwum” można dodać podpisy elektroniczne, zarówno pierwszy podpis, kolejne podpisy, jak i podpis kontrasygnowany. Po dodaniu podpisów, generuje się kompletne podpisane elektronicznie e-Sprawozdanie, gotowe do przekazania odpowiedniemu sądowi rejestrowemu lub urzędowi. Na koniec, po wysłaniu e-sprawozdania do odpowiedniej instytucji lub po otrzymaniu potwierdzenia odbioru, można przenieść sprawozdanie do etapu „Zakończone”. Weryfikacja sprawozdania w Hogart eSprawozdania Jak wspominaliśmy, po zakończeniu etapu wprowadzania danych należy zweryfikować sprawozdanie pod kątem zgodności ze schematem XSD. Schemat XSD określa strukturę logiczną i format pliku e-Sprawozdania, w tym cechy każdej z danych w sprawozdaniu, takie jak minimalna lub maksymalna ilość znaków, format daty, liczbowy lub tekstowy, wymagalność wprowadzenia wartości, dopuszczalny zakres wartości itp. Warunkiem przyjęcia e-Sprawozdania przez właściwy sąd rejestrowy lub urząd jest zgodność z odpowiednim schematem XSD. Dlatego weryfikacja sprawozdania pod kątem zgodności ze schematem XSD jest kluczowym etapem przygotowywania dokumentów. Skąd pobrać schematy XSD? Schematy XSD dla poszczególnych rodzajów e-Sprawozdań publikowane są w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów. Warto regularnie sprawdzać tam nowe wersje schematów, aby być na bieżąco z wymaganiami. Narzędzie do weryfikacji poprawności technicznej Program Hogart eSprawozdania posiada narzędzie do weryfikacji poprawności technicznej sprawozdania, czyli zgodności z właściwym schematem XSD. Polecenie to jest dostępne w części „Robocze” programu. Aby zweryfikować sprawozdanie: Otwórz program Hogart eSprawozdania. Przejdź do zakładki „Robocze”. Zaznacz właściwy kafelek sprawozdania. Kliknij przycisk [Sprawdź poprawność]. Program rozpocznie proces weryfikacji sprawozdania pod kątem zgodności ze schematem XSD. Po zakończeniu weryfikacji otrzymasz informację o ewentualnych błędach, które należy poprawić. Weryfikacja sprawozdania pod kątem zgodności ze schematem XSD jest nieodzownym etapem przygotowywania e-Sprawozdań. Dzięki narzędziom dostępnym w programie Hogart eSprawozdania proces ten jest szybki i prosty, co pozwala uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek przy składaniu dokumentów do sądu rejestrowego lub urzędu. Podpisywanie e-sprawozdań w programie Hogart eSprawozdania Weryfikacja sprawozdania Upewnij się, że sprawozdanie jest skompletowane i zweryfikowane jako poprawne zgodnie z procedurą 3.4.3 Weryfikacja Sprawozdania. W części „Robocze” wskaż właściwe sprawozdanie i kliknij przycisk [Akceptuj]. Polecenie to przeniesie wskazane sprawozdanie do części „Przygotowane”. Jeśli sprawozdanie nie może być zweryfikowane jako poprawne, nie zostanie ono zaakceptowane. Generowanie e-Sprawozdania Tylko z zaakceptowanego sprawozdania można wygenerować e-Sprawozdanie podpisane elektronicznie. Za każdym razem, gdy składany jest podpis elektroniczny, generowany jest nowy plik XML e-Sprawozdania zawierający nowy podpis oraz podpisy
Hogart KSeF – kompleksowe oprogramowanie dla firm
Hogart KSeF to rozwiązanie zaprojektowane z myślą o firmach potrzebujących skutecznego sposobu na integrację z Krajowym Systemem eFaktur (KSeF). Jego głównym celem jest eliminacja manualnych procesów związanych z fakturowaniem i uproszczenie zadań związanych z weryfikacją oraz przesyłaniem dokumentów. Czym jest sam KSeF i w jaki sposób działa program Hogart KSeF (https://hba.hogart.com.pl/hogart-ksef/)? Czym jest Krajowy System eFaktur (KSeF)? KSeF to rozwiązanie wprowadzone przez Ministerstwo Finansów, które stanowi istotny krok w stronę cyfryzacji dokumentów finansowych w Polsce. System działa jako centralna platforma, do której firmy mogą przesyłać swoje faktury w ujednoliconym, strukturyzowanym formacie. Najistotniejsze funkcje systemu KSeF: Unikalne identyfikatory – każda faktura przesyłana przez system otrzymuje unikalny numer, co ułatwia jej identyfikację. Powiadomienia o statusie dokumentu – użytkownicy są na bieżąco informowani o zaakceptowaniu, odrzuceniu lub ewentualnych błędach w fakturach. Długoterminowe przechowywanie – faktury są archiwizowane w bezpieczny sposób, zgodnie z wymogami prawnymi. Analiza poprawności – KSeF sprawdza dokumenty pod kątem zgodności z przepisami, minimalizując ryzyko pomyłek. Faktury ustrukturyzowane – nowy standard Faktura ustrukturyzowana to dokument o określonej strukturze, przesyłany za pośrednictwem KSeF. Stanowi alternatywę dla tradycyjnych faktur papierowych i elektronicznych. Faktury ustrukturyzowane cechuje standaryzowany format, który pozwala na automatyczne przetwarzanie faktur, bezpieczny sposób przechowywania i efektywniejszy (w porównaniu do faktur papierowych i klasycznych elektronicznych) proces przesyłania i odbierania. Hogart KSeF – główne funkcje Przesyłanie faktur sprzedażowych – system automatycznie konwertuje faktury do formatu zgodnego z KSeF, a także informuje użytkownika o statusie przesyłki (czy faktura została przyjęta, czy też wymaga poprawy). Import faktur zakupowych – program pobiera faktury zakupowe z systemu KSeF, co ułatwia ich rozliczanie w systemach księgowych firmy. Obsługa błędów – w przypadku problemów z fakturą, użytkownik otrzymuje szczegółową informację o rodzaju błędu oraz możliwości jego poprawy. Moduł administracyjny – umożliwia dostęp do zaawansowanych funkcji administracyjnych takich jak m.in.: zarządzanie raportami, konfiguracją, powiadomieniami, ustawieniami dotyczącymi integracji z KSeF czy zarządzanie procesami fakturowania. Obsługa tokenów – tokeny są generowane dla poszczególnych użytkowników, umożliwiając podpisywanie dokumentów. Istnieje możliwość współdzielenia tokenów w celu ułatwienia pracy zespołowej. Samą pracę z aplikacją Hogart KSeF można – w bardzo dużym skrócie – sprowadzić do zaledwie 4 kroków: Logowanie – użytkownik loguje się za pomocą hasła lub logowania domenowego (aplikacja wymaga silnych haseł dla zwiększonego bezpieczeństwa). Wybór podmiotu – użytkownik wybiera podmiot, przy czym osoby posiadające dostęp do wielu podmiotów mogą przełączać się między nimi w trakcie pracy. Korzystanie z funkcji – wszystkie dostępne funkcje znajdują się w menu bocznym – od przesyłania faktur po administrację systemem. Zakończenie pracy – sesję można zakończyć klikając przycisk „zamknij” lub używając kombinacji klawiszy Alt + F4. Zarządzanie uprawnieniami w KSeF Zarządzanie uprawnieniami w Krajowym Systemie eFaktur (KSeF) pozwala na precyzyjną kontrolę dostępu i ról użytkowników. Może być realizowane z poziomu aplikacji Hogart KSeF lub bezpośrednio w środowisku KSeF dostarczonym przez Ministerstwo Finansów. Środowisko to występuje w trzech wersjach: Produkcyjna – do obsługi rzeczywistych faktur. Testowa – do weryfikacji funkcjonalności. Demonstracyjna – do celów szkoleniowych i demonstracyjnych. Jeśli użytkownik próbuje uzyskać dostęp bez posiadania niezbędnych uprawnień (np. tokena), aplikacja powiadomi go o ograniczeniach, pozwalając szybko zidentyfikować problem. Logowanie do KSeF Logowanie do KSeF można przeprowadzić na dwa główne sposoby: Za pomocą certyfikatu – wymaga to podpisu kwalifikowanego, który należy zarejestrować w systemie Windows. Logowanie odbywa się poprzez wybranie certyfikatu w odpowiednim środowisku aplikacji. Za pomocą tokena – użytkownik wybiera z listy dostępny token i potwierdza operację. Token umożliwia wysyłanie i odbieranie dokumentów oraz zarządzanie uprawnieniami. Oba sposoby logowania zapewniają bezpieczeństwo i zgodność z obowiązującymi standardami. Generowanie tokenów i nadawanie uprawnień Tokeny umożliwiają wysyłanie i odbieranie faktur oraz przypisywanie ról użytkownikom. Wygenerowanie tokena wymaga uprzedniego zalogowania się do środowiska KSeF za pomocą certyfikatu. Następnie należy wybrać opcję „Wygeneruj token” w sekcji Zarządzanie uprawnieniami. Teraz można już swobodnie zdefiniować role przypisane do tokena (zostaną one automatycznie zapisanie w bazie). Daje to możliwość natychmiastowego korzystania z tokena. Intuicyjne nadawanie uprawnień Administrator może przypisywać role do użytkowników na podstawie identyfikatorów takich jak PESEL. System automatycznie przesyła te dane do środowiska KSeF, co znacząco upraszcza proces i pozwala na szybkie rozpoczęcie pracy. Moduł administracyjny w Hogart KSeF Hogart KSeF oferuje zaawansowane funkcje administracyjne, dostępne w menu „Administracja – System Organizacja”. Moduł ten składa się z kilku kluczowych sekcji: Zarządzanie podmiotami Umożliwia definiowanie jednostek organizacyjnych, które korzystają z funkcji KSeF. Ułatwia obsługę wielu podmiotów w ramach jednej aplikacji, co jest szczególnie istotne dla dużych firm. Definiowanie użytkowników Pozwala przypisywać osoby do określonych jednostek. Ułatwia kontrolę nad procesami w organizacji i podział obowiązków między użytkowników. Role użytkowników Każdy użytkownik może mieć przypisane role definiujące jego dostęp i zakres działań w systemie. System elastycznie dopasowuje się do potrzeb małych zespołów i dużych organizacji. Menu „Raporty/powiadomienia” Sekcja ta usprawnia zarządzanie komunikacją i powiadomieniami systemowymi. W ramach modułu dostępne są następujące sekcje: Skrzynka nadawcza – pozwala skonfigurować wiele kont e-mail, przypisanych do różnych podmiotów, by wysyłać raporty, powiadomienia i faktury, usprawniając przepływ informacji. Szablony wiadomości – umożliwia tworzenie i edycję szablonów e-maili (np. do klientów), które mogą być dostosowane do potrzeb organizacji. Raporty użytkowników – daje możliwość dodawania i korzystania z raportów przygotowanych podczas wdrożenia, dostosowanych do konkretnych potrzeb. Konfiguracja notyfikacji – zarządza automatycznymi powiadomieniami e-mail wysyłanymi według harmonogramu, informując użytkowników o ważnych zdarzeniach w systemie. Hogart KSeFcio – dedykowane rozwiązanie dla małych firm Hogart KSeFcio to jednostanowiskowy program stworzony z myślą o małych przedsiębiorstwach, które potrzebują prostego narzędzia do wysyłania faktur do Krajowego Systemu eFaktur (KSeF). Rozwiązanie sprawdzi się również w przypadku firm korzystających z ręcznego wystawiania faktur lub starszego oprogramowania księgowego, które nie obsługuje integracji z KSeF. Elastyczność i skalowalność Wraz z rozwojem firmy Hogart KSeFcio może być rozszerzony do pełnej wersji Hogart KSeF (która oferuje zaawansowaną, zautomatyzowaną współpracę z różnymi systemami ERP). Dzięki temu program „rośnie” wraz z potrzebami przedsiębiorstwa. Prosta instalacja i konfiguracja Instalacja Po zakupie programu użytkownik otrzymuje plik instalacyjny. Proces instalacji jest intuicyjny i wspierany przez menadżera konfiguracji. Aplikacja oferuje pomocne wskazówki i filmy instruktażowe, dzięki czemu każdy, niezależnie od poziomu zaawansowania, poradzi sobie z instalacją. Konfiguracja Wprowadzenie podstawowych danych, takich jak informacje o firmie, lokalizacja plików i adresy e-mail do powiadomień, odbywa się w łatwym do zrozumienia procesie. Wszystkie ustawienia są przygotowane
Sygnaliści: kluczowe informacje i ochrona
Kim jest sygnalista? Sygnalista, znany również jako demaskator, to osoba, która zgłasza nieprawidłowości, naruszenia prawa lub zagrożenia dla interesu publicznego, które miały miejsce w organizacji, z którą jest związana. Sygnalistą może być pracownik, były pracownik, kandydat do pracy, partner biznesowy, współpracownik, podwykonawca, urzędnik, klient czy konsultant. Sygnaliści odgrywają kluczową rolę w ujawnianiu działań niezgodnych z prawem, które mogą mieć negatywny wpływ na społeczeństwo. Przykłady takich działań to korupcja, oszustwa, naruszenia przepisów ochrony środowiska, prawa pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz inne działania niezgodne z prawem. Dzięki działaniom podejmowanym przez sygnalistów możliwe jest wykrywanie i eliminowanie nieprawidłowości, które mogłyby pozostać niezauważone. Od kiedy sygnalista może liczyć na ochronę? W Polsce, ochrona sygnalistów została uregulowana ustawą z dnia 14 czerwca 2024 roku, która implementuje dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 23 października 2019 roku. Sygnalista może liczyć na ochronę od momentu dokonania zgłoszenia naruszenia prawa, pod warunkiem że działał w dobrej wierze i miał uzasadnione podstawy do przekonania, że zgłaszane informacje są prawdziwe. Ochrona ta obejmuje zakaz stosowania środków odwetowych, takich jak zwolnienie z pracy, degradacja, zastraszanie czy inne formy dyskryminacji. W praktyce oznacza to, że sygnalista nie może być karany za to, że zgłosił nieprawidłowości, nawet jeśli zgłoszenie okaże się nieprawdziwe, pod warunkiem że działał w dobrej wierze. Ochrona ta ma na celu zapewnienie, że osoby zgłaszające nieprawidłowości mogą to robić bez obawy przed negatywnymi konsekwencjami. Co grozi za zgłaszanie naruszeń, do których nie doszło? Za zgłaszanie naruszeń, które nie miały miejsca, sygnalista może ponieść odpowiedzialność, jeśli działał w złej wierze, czyli świadomie zgłaszał fałszywe informacje. Może to skutkować sankcjami prawnymi, w tym odpowiedzialnością karną lub cywilną. W przypadku zgłoszeń dokonanych w dobrej wierze, nawet jeśli okażą się one nieprawdziwe, sygnalista nie ponosi odpowiedzialności. Ważne jest, aby sygnaliści mieli uzasadnione podstawy do przekonania, że zgłaszane informacje są prawdziwe. Ochrona ta ma na celu zachęcenie do zgłaszania nieprawidłowości bez obawy przed represjami, pod warunkiem że zgłoszenia są dokonywane w dobrej wierze. Kogo dotyczy obowiązek ochrony sygnalistów? Obowiązek ochrony sygnalistów dotyczy wszystkich pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników oraz podmiotów działających w sektorze usług, produktów i rynków finansowych, niezależnie od liczby zatrudnionych osób. Ochrona ta ma na celu zapewnienie, że sygnaliści mogą zgłaszać nieprawidłowości bez obawy przed represjami. Pracodawcy są zobowiązani do wprowadzenia odpowiednich procedur zgłoszeń wewnętrznych oraz do informowania pracowników o przysługującej im ochronie. Dzięki temu sygnaliści mogą czuć się bezpiecznie i pewnie, zgłaszając nieprawidłowości, co przyczynia się do poprawy transparentności i uczciwości w organizacjach. Jak można zgłaszać naruszenia prawa? Procedury wewnętrzne w organizacji Naruszenia prawa można zgłaszać poprzez procedury wewnętrzne w organizacji. Każda organizacja zatrudniająca co najmniej 50 pracowników oraz te działające w sektorze usług, produktów i rynków finansowych są zobowiązane do wprowadzenia takich procedur. Procedury te powinny być łatwo dostępne dla wszystkich pracowników i zapewniać poufność zgłoszeń. Pracodawcy muszą informować pracowników o istniejących procedurach oraz zapewniać odpowiednie kanały komunikacji, takie jak specjalne skrzynki na zgłoszenia, dedykowane linie telefoniczne czy platformy online. Zgłoszenia do odpowiednich organów ścigania Jeśli procedury wewnętrzne nie przynoszą rezultatów lub sygnalista uznaje, że zgłoszenie wewnętrzne nie będzie skuteczne, może zgłosić naruszenia bezpośrednio do odpowiednich organów ścigania. Mogą to być organy nadzoru, prokuratura, policja czy inne instytucje odpowiedzialne za egzekwowanie prawa. Zgłoszenia te powinny być dokładnie udokumentowane i zawierać wszystkie istotne informacje dotyczące naruszenia. Ujawnienie publiczne W sytuacjach, gdy inne metody zgłaszania nie przyniosły rezultatów, sygnalista może zdecydować się na ujawnienie publiczne. Może to obejmować kontakt z mediami, organizacjami pozarządowymi czy innymi podmiotami, które mogą pomóc w nagłośnieniu sprawy. Ujawnienie publiczne jest zazwyczaj ostatecznością i powinno być stosowane z rozwagą, aby uniknąć potencjalnych konsekwencji prawnych i zawodowych. Które naruszenia prawa podlegają zgłoszeniu? Pod zgłoszenie podlegają wszelkie naruszenia prawa, które mogą mieć negatywny wpływ na interes publiczny. Oto kilka przykładów: Korupcja: Działania polegające na nadużywaniu władzy publicznej dla prywatnych korzyści. Oszustwa: Działania mające na celu wprowadzenie w błąd w celu uzyskania korzyści finansowych lub innych. Naruszenia przepisów ochrony środowiska: Działania, które mogą prowadzić do zanieczyszczenia środowiska lub innych szkód ekologicznych. Naruszenia prawa pracy: Działania naruszające prawa pracowników, takie jak nielegalne zwolnienia, mobbing czy niewypłacanie wynagrodzeń. Naruszenia przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy: Działania, które mogą zagrażać zdrowiu i bezpieczeństwu pracowników. Sygnaliści mogą zgłaszać zarówno naruszenia, które miały miejsce, jak i te, które dopiero mogą się wydarzyć. Ważne jest, aby zgłoszenia były oparte na rzetelnych informacjach i miały na celu ochronę interesu publicznego. Co oznacza zakaz stosowania środków odwetowych? Zakaz stosowania środków odwetowych oznacza, że pracodawca nie może podejmować działań represyjnych wobec sygnalisty w odpowiedzi na dokonane zgłoszenie. Oto kilka przykładów środków odwetowych, które są surowo zabronione: Zwolnienie z pracy: Sygnalista nie może zostać zwolniony z pracy za zgłoszenie naruszenia. Degradacja: Sygnalista nie może zostać zdegradowany ani przeniesiony na mniej atrakcyjne stanowisko. Zastraszanie: Sygnalista nie może być zastraszany ani nękany przez pracodawcę lub współpracowników. Inne formy dyskryminacji: Sygnalista nie może być dyskryminowany w żaden sposób, np. poprzez obniżenie wynagrodzenia czy odmowę awansu. Środki odwetowe mogą skutkować sankcjami prawnymi dla pracodawcy. Ochrona sygnalistów ma na celu zapewnienie, że osoby zgłaszające nieprawidłowości mogą to robić bez obawy przed represjami. Kto musi wprowadzić procedurę zgłoszeń wewnętrznych? Procedurę zgłoszeń wewnętrznych muszą wprowadzić wszystkie organizacje zatrudniające co najmniej 50 pracowników oraz te działające w sektorze usług, produktów i rynków finansowych. Procedury te powinny być dostosowane do specyfiki danej organizacji i zapewniać skuteczne i bezpieczne zgłaszanie naruszeń. Pracodawcy są zobowiązani do informowania pracowników o istniejących procedurach oraz do zapewnienia odpowiednich kanałów komunikacji. Jak przygotować się do wejścia w życie procedury zgłoszeń wewnętrznych? Wprowadzenie procedury zgłoszeń wewnętrznych w firmie to kluczowy krok w kierunku zapewnienia transparentności i ochrony pracowników. Aby proces ten przebiegł sprawnie i skutecznie, konieczne jest podjęcie kilku istotnych działań. Pierwszym krokiem jest opracowanie i wdrożenie odpowiednich polityk. W tym celu należy przeprowadzić analizę obowiązujących przepisów prawa dotyczących ochrony sygnalistów, zarówno na poziomie krajowym, jak i unijnym. Na podstawie tej analizy tworzy się wewnętrzne polityki i procedury, które muszą być zgodne z przepisami prawa. Polityki te powinny jasno określać zasady zgłaszania naruszeń, ochrony sygnalistów oraz procedury weryfikacji zgłoszeń. Kolejnym ważnym elementem jest przeszkolenie pracowników. Szkolenia wstępne powinny obejmować wszystkich pracowników i dotyczyć nowych
Cyfryzacja dokumentacji księgowej w podatku CIT od 2025 r. – najnowsze informacje
Od 1 stycznia 2025 roku w Polsce wejdą w życie nowe przepisy dotyczące cyfryzacji dokumentacji księgowej w podatku CIT. Zmiany te mają na celu usprawnienie i unowocześnienie procesów księgowych, a także zwiększenie transparentności i efektywności administracji podatkowej. Podatek CIT i jego rola w polskim systemie podatkowym Podatek dochodowy od osób prawnych, znany jako CIT (Corporate Income Tax), jest jednym z kluczowych elementów systemu podatkowego w Polsce. Jego historia sięga końca lat 80. XX wieku, kiedy to Polska przechodziła transformację gospodarczą. Podatek CIT został wprowadzony w Polsce ustawą z dnia 31 stycznia 1989 roku. Był to czas, kiedy Polska zaczynała przechodzić z gospodarki centralnie planowanej do gospodarki rynkowej. Wprowadzenie podatku CIT miało na celu dostosowanie polskiego systemu podatkowego do standardów międzynarodowych oraz zapewnienie stabilnych dochodów budżetowych w nowej rzeczywistości gospodarczej. Podatek CIT w Polsce jest dynamicznie zmieniającym się elementem systemu podatkowego, który dostosowuje się do potrzeb gospodarki oraz wyzwań międzynarodowych. Tym samym w ciągu ostatnich dekad podatek CIT w Polsce przeszedł wiele zmian. Najnowsze z nich dotyczą procesu cyfryzacji dokumentacji księgowej. Nowe obowiązki dla przedsiębiorców Zgodnie z nowymi przepisami, przedsiębiorcy będą zobowiązani do prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu programów komputerowych. Księgi te będą musiały być przekazywane do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w formie plików elektronicznych, zgodnych z określoną strukturą logiczną. Kogo obejmą nowe przepisy? W pierwszej kolejności obowiązek ten obejmie podatników CIT, których roczny przychód przekracza 50 milionów euro, oraz podatkowe grupy kapitałowe. Te podmioty będą musiały dostosować swoje systemy finansowo-księgowe, aby od 1 stycznia 2025 roku mogły generować księgi rachunkowe według nowej struktury logicznej. Powyższe grupy podatników od 1 stycznia 2025 r. zostaną zobowiązane do uwzględniania w strukturze logicznej ksiąg rachunkowych wyłącznie jednego elementu. Mowa o znacznikach identyfikujących konta ksiąg. Z kolei od 1 stycznia 2026 r. będą oni zobligowani wskazywać numer identyfikacji kontrahenta, numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, wysokość, rodzaj i typ różnicy pomiędzy wynikiem bilansowym i podatkowym. W następnych latach obowiązek rozszerzy się na kolejne grupy podmiotów, tj. za rok podatkowy lub rok obrotowy rozpoczynający się po: 31 grudnia 2025 r. – inni podatnicy CIT (spółki niebędące osobami prawnymi) zobowiązani do składania JPK_VAT, 31 grudnia 2026 r. – pozostali podatnicy CIT i spółki niebędące osobami prawnymi. Wyżej wymienione grupy podatników zostaną zobligowane do prowadzenia ksiąg i ewidencji zgodnie z nowymi strukturami logicznymi odpowiednio od 1 stycznia 2026 r. i 1 stycznia 2027 r. Harmonogram wprowadzania zmian Realizacja obowiązku cyfryzacji dokumentacji księgowej została rozłożona w czasie. Pierwsze struktury logiczne JPK_KR_PD przedsiębiorcy będą musieli złożyć do marca 2026 roku, czyli do upływu terminu złożenia zeznania podatkowego za 2025 rok. W kolejnych latach obowiązek ten obejmie inne grupy podatników, w tym spółki niebędące osobami prawnymi oraz pozostałych podatników CIT. Korzyści z cyfryzacji Cyfryzacja dokumentacji księgowej ma przynieść wiele korzyści, zarówno dla przedsiębiorców, jak i administracji podatkowej. Przede wszystkim pozwoli na szybsze i bardziej efektywne przetwarzanie danych, co może przyczynić się do zmniejszenia liczby błędów i usprawnienia procesów kontrolnych. Elektroniczne systemy księgowe często posiadają wbudowane mechanizmy weryfikacji, które pomagają wykrywać i korygować błędy na bieżąco. Dodatkowo, elektroniczne księgi rachunkowe mogą ułatwić przedsiębiorcom zarządzanie finansami i poprawić ich przejrzystość. Naturalnie dokumentacja prowadzona w opisywany sposób pozwala na znaczną oszczędność czasu i kosztów związanych z przechowywaniem i przetwarzaniem dokumentów papierowych. Przedsiębiorcy mogą zredukować koszty związane z drukowaniem, archiwizacją i transportem dokumentów. Warto wspomnieć, że przejście na elektroniczne systemy księgowe przyczynia się do ochrony środowiska poprzez zmniejszenie zużycia papieru i innych materiałów biurowych. Jest to krok w kierunku bardziej zrównoważonego i ekologicznego prowadzenia działalności gospodarczej. Dodatkowe informacje Minister Finansów podpisał rozporządzenie w sprawie dodatkowych danych, które przedsiębiorcy będą musieli uzupełnić w prowadzonych księgach rachunkowych. Rozporządzenie oczekuje na publikację w Dzienniku Ustaw. W razie pytań dotyczących nowego obowiązku, przedsiębiorcy mogą kontaktować się z JPK.helpdesk@mf.gov.pl. Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania będą publikowane na stronach Ministerstwa Finansów. Wsparcie dla przedsiębiorców Ministerstwo Finansów udostępniło broszury informacyjne do struktur logicznych JPK_KR_PD i JPK_ŚT_KR. Zawierają one informacje dotyczące zawartości struktury logicznej księgi rachunkowej JPK_KR_PD i ewidencji środków trwałych. W planach Ministerstwa jest także uruchomienie specjalnych szkoleń i webinariów dla przedsiębiorców, aby pomóc im w dostosowaniu się do nowych wymogów. Szkolenia te będą obejmować praktyczne aspekty prowadzenia ksiąg rachunkowych w formie elektronicznej oraz przekazywania ich do urzędów skarbowych. Przykłady dobrych praktyk Warto również zwrócić uwagę na przykłady dobrych praktyk z innych krajów, które już wprowadziły cyfryzację dokumentacji księgowej. Na przykład w Estonii, która jest jednym z liderów w dziedzinie cyfryzacji administracji publicznej, przedsiębiorcy korzystają z zaawansowanych systemów informatycznych, które automatyzują wiele procesów księgowych i podatkowych. Wyzwania i obawy Mimo licznych korzyści, cyfryzacja dokumentacji księgowej wiąże się również z pewnymi wyzwaniami. Przedsiębiorcy obawiają się m.in. kosztów związanych z dostosowaniem systemów informatycznych oraz konieczności przeszkolenia pracowników. Istnieją również obawy dotyczące bezpieczeństwa danych oraz ochrony prywatności. Sankcje za niedostosowanie się do nowych przepisów Niewłaściwe przestrzeganie przepisów dotyczących cyfryzacji dokumentacji księgowej w podatku CIT może skutkować różnymi sankcjami. Oto kilka możliwych konsekwencji: Kary finansowe: Przedsiębiorcy, którzy nie dostosują swoich systemów księgowych do nowych wymogów, mogą zostać ukarani grzywną. Wysokość kary może zależeć od stopnia naruszenia przepisów oraz skali działalności przedsiębiorstwa. Kontrole podatkowe: Firmy, które nie przestrzegają nowych przepisów, mogą być częściej kontrolowane przez urzędy skarbowe. Kontrole te mogą być bardziej szczegółowe i czasochłonne. Odpowiedzialność karna: W skrajnych przypadkach, gdy naruszenie przepisów jest celowe i poważne, przedsiębiorcy mogą ponieść odpowiedzialność karną. Może to obejmować zarówno kary finansowe, jak i inne sankcje prawne. Utrata zaufania: Niewłaściwe prowadzenie dokumentacji księgowej może również wpłynąć na reputację firmy. Utrata zaufania ze strony kontrahentów, klientów i inwestorów może mieć długotrwałe negatywne skutki dla działalności przedsiębiorstwa. Dodatkowe obowiązki: Przedsiębiorcy, którzy nie będą przestrzegać nowych przepisów, mogą zostać zobowiązani do wdrożenia dodatkowych środków naprawczych, takich jak audyty zewnętrzne czy dodatkowe szkolenia dla pracowników. Cyfryzacja dokumentacji księgowej w podatku CIT od 2025 roku to krok w kierunku nowoczesnej i efektywnej administracji podatkowej. Nowe przepisy mają na celu usprawnienie procesów księgowych, zwiększenie transparentności oraz poprawę zarządzania finansami przedsiębiorstw. Wprowadzenie tych zmian wiąże się jednak z koniecznością dostosowania systemów informatycznych oraz przeszkolenia pracowników, co może stanowić wyzwanie dla wielu firm. Warto zatem zadbać o odpowiednie przygotowanie do nowych wymogów, aby uniknąć potencjalnych sankcji i problemów. Jak to
Wymiary w Microsoft Dynamics 365 Business Central: Klucz do szczegółowej analizy danych
W świecie biznesu XXI wieku zdolność do szybkiego dostępu do kluczowych informacji i ich analizy jest niezbędna dla sukcesu każdej organizacji. Microsoft Dynamics 365 Business Central to wszechstronne rozwiązanie ERP, które pomaga firmom zarządzać operacjami biznesowymi, finansami i relacjami z klientami, stanowiąc tym samym odpowiedź na wyspomniane potrzeby. Co więcej, system oferuje zaawansowane narzędzia do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa (ERP), które umożliwiają nie tylko efektywne prowadzenie operacji biznesowych, ale także głęboką analizę danych. W centrum tych możliwości leżą wymiary – Jedna z najbardziej potężnych funkcji w Business Central, która transformuje sposób, w jaki firmy mogą śledzić, analizować i interpretować dane biznesowe. Czym są wymiary? Wymiary to etykiety lub tagi, które można przypisać do transakcji finansowych i operacyjnych. Tym samym kategoryzują one wpisy, umożliwiając ich śledzenie i analizę na dokumentach, takich jak zamówienia sprzedaży. Pozwalają one na segregowanie danych według różnych kryteriów, takich jak centra kosztów, projekty, działania marketingowe czy lokalizacje geograficzne. Dzięki temu, użytkownicy mogą tworzyć raporty i analizy, które odzwierciedlają specyficzne potrzeby i cele biznesowe.przykładowo; zamiast ustawiać oddzielne konta księgi głównej dla każdego działu i projektu, można użyć wymiarów jako podstawy do analizy, tym samym unikając konieczności tworzenia skomplikowanego planu kont. Wymiary w Microsoft Dynamics 365 Business Central umożliwiają użytkownikom: Śledzenie wydatków i przychodów według projektów, działów lub innych kryteriów. Analizę efektywności różnych segmentów firmy. Optymalizację procesów biznesowych poprzez identyfikację obszarów wymagających poprawy. Dostosowanie raportów finansowych do specyficznych wymagań zarządzania. Przykłady wymiarów Typowe wymiary, które mogą być używane w Microsoft Dynamics 365 Business Central, to: Dział: Pozwala na śledzenie kosztów i przychodów według poszczególnych działów firmy. Projekt: Umożliwia monitorowanie postępów i rentowności różnych projektów. Produkt: Daje możliwość analizy sprzedaży i marży według poszczególnych produktów lub kategorii produktów. Klient: Ułatwia analizę zachowań zakupowych i rentowności poszczególnych klientów. Powiązanie wymiarów z innymi elementami Microsoft Dynamics 365 Business Central Wymiary nie ograniczają się jedynie wymiaru finansów, a całego systemu m.in.: zapasów, zleceń produkcyjnych, pracowników, kampanii sprzedażowych, centrów kompetencyjnych, kont księgowych nabyców i dostawców. Z powodzeniem mogą one dotyczyć dowolnie wskazanej kategorii takiej jak, np.: MPK, wydział, centra kosztów/centra przychodów, grupy zapasów/nabywców/dostawców, obiekty kosztowe, obszary działania, inwestycje, projekty, sprzedawca etc. W praktyce to, czego dotyczyć będą wymiary zależy od indywidualnych potrzeb danej firmy. Warto zauważyć, że pod każdym wymiarem w Microsoft Dynamics 365 Business Central znajdują się konkretne wartości, które są kluczowe dla funkcjonalności i elastyczności systemu. Wymiary działają jak etykiety, które można przypisać do różnych transakcji i obiektów, ale to wartości wymiarów nadają tym etykietom rzeczywiste znaczenie biznesowe. Wartości wymiarów: serce analizy danych Każdy wymiar może mieć wiele wartości, które można traktować jako podkategorie lub specyficzne atrybuty danego wymiaru. Na przykład, jeśli mamy wymiar o nazwie Projekt, wartościami mogą być konkretne nazwy projektów, takie jak “Projekt Alfa”, “Projekt Beta” czy “Projekt Gamma”. Te wartości pozwalają na szczegółowe śledzenie kosztów, czasu i zasobów przypisanych do każdego projektu. Jak definiować i używać wartości wymiarów? Aby skorzystać z wymiarów w Business Central, w pierwszej kolejności powinniśmy je zdefiniować i ustawić. Definiowanie wartości wymiarów w Business Central jest proste i intuicyjne. Wspomniany proces odnosi się do stworzenia wymiarów, a nadstępnie przypisania im wartości, które będą reprezentować dane kategorie analizy. Można to zrobić na stronie Wymiary, gdzie dla każdego wymiaru tworzy się wartości, które najlepiej odzwierciedlają potrzeby analizy biznesowej. Na przykład, dla wymiaru Dział można utworzyć wartości takie jak “Marketing”, “Sprzedaż”, “IT” czy “Obsługa Klienta”. Jak to zrobić w praktyce? Po kliknięciu na zakładkę kategorie wymiarów system wyświetli nam listę wymiarów. Należy zauważyć, iż jest to jedynie lista wymiarów, a nie ich wartości (ponieważ wartości dostępne są po kliknięciu na zakładkę Wymiary -> Wartości Wymiarów).Wspomniana lista umożliwia opisywanie zdarzeń. Dzięki niej do każdego projektu możemy dołożyć nową wartość. Aby zorganizować i śledzić różne zdarzenia gospodarcze, konieczne jest utworzenie nowej kategorii w systemie ewidencji. Można to zrobić po wyświetleniu listy wartości (wystarczt dopisać nową kategorię). Nowo utworzona kategoria może być automatycznie przypisana do rejestrowanych zdarzeń, co ułatwi ich klasyfikację. Użytkownik ma również możliwość rozbudowy systemu o dodatkowe wymiary, które mogą być wprowadzone w dowolnym momencie. Aby to zrobić, wystarczy przejść do sekcji ‘Edytuj listę’ i dodać nowy wymiar. Na przykład, jeśli chcemy śledzić koszty związane z użytkowaniem firmowych pojazdów, możemy stworzyć dedykowaną kategorię ‘Koszty pojazdów’. Następnie definiujemy wartości, które chcemy monitorować w ramach tej kategorii, takie jak paliwo, serwis, czy ubezpieczenie. Po wprowadzeniu do systemu wszystkich pojazdów, każda transakcja może być oznaczona odpowiednim pojazdem, co pozwoli na precyzyjne przypisanie kosztów do konkretnego samochodu. Dzięki temu, po analizie transakcji, będziemy mogli łatwo zidentyfikować, które wydatki dotyczyły określonego pojazdu. Bieżąca analiza i przegląd danych Wprowadzanie nowego dokumentu do systemu księgowego może być wyzwaniem, zwłaszcza gdy wymaga to określenia wielu wymiarów, co zwiększa czas potrzebny na przeprowadzenie operacji. Aby usprawnić ten proces, system może wykorzystać wartości domyślne, które są już zdefiniowane, takie jak w kartotece nabywcy. W kartotece tej dostępne są opcje takie jak ‘Wymiary -> Wiersz’ oraz ‘Wymiary -> Zakres’, które pozwalają na przypisanie wymiarów do wielu kontrahentów jednocześnie, co jest szczególnie przydatne w przypadku obsługi większej liczby klientów. Jest to kluczowy element w systemie Microsoft Dynamics 365 Business Central, konieczny do tego aby posługiwać się wymiarami w sposób prawidłowy. Przykładowo, jeśli kontrahent jest oznaczony jako ‘Large’ w kategorii wymiarów, a w sekcji księgowania wartości znajduje się notatka ‘ten sam kod’, oznacza to, że wszystkie transakcje dla tego nabywcy będą automatycznie przypisywane do tej kategorii. To eliminuje potrzebę ręcznego przypisywania kategorii przez użytkowników, ponieważ system robi to automatycznie na podstawie informacji zawartych w kartotece nabywcy. Podobnie, w przypadku obszaru, kodowanie może być dostosowane do specyficznych potrzeb firmy, nawet jeśli wymaga to niestandardowej numeracji. Jeżeli w sekcji księgowania wartości pojawia się wymóg ‘Kod obowiązkowy’, użytkownik musi wybrać odpowiedni kod z listy. Jest to istotne, ponieważ w systemie Microsoft Dynamics 365 Business Central, zarówno wymiary dotyczące całego dokumentu, jak i poszczególnych wierszy, muszą być wypełnione, aby zarejestrować dokument. W przeciwnym razie system nie pozwoli na dokończenie operacji. Dodatkowo, system może być skonfigurowany tak, aby automatycznie alokował transakcje na odpowiednie wymiary, co jeszcze bardziej usprawnia proces księgowania. Raporty i analizy danych z użyciem wymiarów. Konfiguracja. Analiza danych finansowych z wykorzystaniem wymiarów oferuje szerokie możliwości konfiguracji i
To musisz wiedzieć na temat KSeF! – najważniejsze informacje na temat Krajowego Systemu e-Faktur
Era cyfrowa i dynamiczne zmiany w prawie podatkowym niosą nowe wyzwania dla przedsiębiorców – adaptację do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Ten nadchodzący obowiązek może początkowo wydawać się zawiły, lecz odgrywa istotną rolę w zwiększaniu przejrzystości i efektywności procesów podatkowych. W poniższym artykule zebraliśmy kluczowe informacje, które ułatwią Ci zrozumienie działania systemu KSeF, jego zalet, sposobu korzystania z faktur elektronicznych oraz postępowania w przypadku ewentualnych problemów technicznych. Podstawowe zasady funkcjonowania KSeF Krajowy System e-Faktur, znany jako KSeF, jest wyrazem tendencji legislacyjnej do przenoszenia procesów podatkowych do sfery cyfrowej. KSeF został wprowadzony w formie opcjonalnej od 1 stycznia 2022 roku, na podstawie ustawy z 29 października 2021 roku (Dz.U.2021.2076). Zgodnie z intencjami Ministerstwa Finansów, obecna opcjonalna faza ma charakter testowy i będzie poprzedzać etap, w którym korzystanie z systemu stanie się obowiązkowe. 2 sierpnia 2021 roku Polska zwróciła się do Komisji Europejskiej z wnioskiem o derogację, mającym na celu uzyskanie zgody na wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania w okresie od 1 kwietnia 2023 do 31 marca 2026 roku, co stanowi wyjątek od artykułów 218, 226 i 232 Dyrektywy VAT. Rada Unii Europejskiej, odpowiadając na wniosek, udzieliła zgody na derogację w decyzji z 17 czerwca 2022 roku. Zgodnie z tą decyzją, obowiązek korzystania z KSeF mógł zostać wdrożony od 1 stycznia 2024 roku, pod warunkiem wprowadzenia przez polskiego ustawodawcę odpowiednich zmian w ustawie o VAT. Nadchodzące zmiany w systemie KSeF – co muszą wiedzieć przedsiębiorcy? Do niedawna planowano, że korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowe dla większości podatników od 1 lipca 2024 roku. Jednakże, zgodnie z ostatnimi nowelizacjami ustawy o VAT, termin ten został przesunięty. Ministerstwo Finansów, po przeprowadzeniu audytu systemu KSeF, zdecydowało o potrzebie dalszych prac nad jego doskonaleniem, co skutkowało zmianą harmonogramu wdrożenia. Nowy harmonogram obowiązkowego KSeF Obecnie Ministerstwo Finansów planuje wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF w dwóch etapach: Dla dużych przedsiębiorstw: Od 1 lutego 2026 roku, dotyczy to firm, których obrót w 2025 roku przekroczył 200 milionów złotych. Dla pozostałych przedsiębiorców: Od 1 kwietnia 2026 roku. Te daty mają na celu zapewnienie odpowiedniego czasu na dostosowanie się do systemu i przeprowadzenie niezbędnych prac technicznych. Warto jednak pamiętać, że terminy te mogą ulec zmianie, ponieważ ustawa wdrażająca powyżej opisane zmiany nie została jeszcze uchwalona. Kogo dotyczy KSeF? System KSeF jest przeznaczony głównie dla aktywnych oraz zwolnionych podatników VAT. Nie obejmuje on: Podatników zagranicznych zarejestrowanych do VAT w Polsce bez stałego miejsca działalności w kraju (opcja). Podatników zagranicznych zarejestrowanych do VAT w Polsce, którzy mają stałe miejsce działalności, ale nie uczestniczą w sprzedaży (opcja). Faktur wystawianych konsumentom indywidualnym (B2C) (opcja w wyniku konsultacji). Dokumentów równoważnych faktur, takich jak bilety autostradowe czy kolejowe. Procedur specjalnych, np. OSS (One Stop Shop). Funkcje i korzyści systemu KSeF dla przedsiębiorstw i dla administracji Platforma KSeF została zaprojektowana z myślą o wielu funkcjach, które usprawniają zarządzanie fakturami elektronicznymi. Mowa o funkcjach takich jak m.in.: Przyznawanie, modyfikowanie i odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF oraz ich monitorowanie i weryfikację. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych, ich odbiór, dostęp i przechowywanie przez okres 10 lat. Przypisywanie unikalnego numeru identyfikacyjnego każdej fakturze w systemie KSeF. Analiza i kontrola danych zawartych w fakturach ustrukturyzowanych. Informowanie o wystawieniu faktury, jej odrzuceniu lub niemożności wystawienia z powodu problemów z dostępem do KSeF. Przydzielanie zbiorczego identyfikatora dla faktur wystawianych przez jednego podatnika dla tego samego odbiorcy. Weryfikacja danych z faktur ustrukturyzowanych wykorzystywanych poza systemem KSeF. Zalety i wyzwania związane z wprowadzeniem KSeF Wdrożenie obowiązkowego systemu KSeF przynosi korzyści zarówno dla podatników, jak i dla państwa. Dla administracji skarbowej, KSeF umożliwia bardziej efektywną kontrolę faktur, co pomaga w zapobieganiu nadużyciom i zwalczaniu oszustw podatkowych. Dla podatników, korzystanie z systemu KSeF w fazie fakultatywnej może przynieść takie korzyści, jak m.in. szybszy zwrot podatku VAT. Automatyzacja procesów związanych z wystawianiem i odbieraniem faktur oszczędza czas i zasoby, a centralizacja danych ułatwia zarządzanie dokumentacją, minimalizując ryzyko błędów i utraty ważnych dokumentów. Jednakże, przejście na obowiązkowy KSeF wymaga od przedsiębiorców: Zakupu odpowiedniego oprogramowania i integracji z istniejącym systemem IT. Mapowania danych do schematu faktury ustrukturyzowanej. Weryfikacji i dostosowania procesów biznesowych do wymagań KSeF. Faktura ustrukturyzowana: Nowoczesne podejście do fakturowania w erze cyfrowej Faktura ustrukturyzowana, będąca kluczowym elementem systemu KSeF, reprezentuje nową generację faktur elektronicznych. Jest to dokument elektroniczny generowany za pośrednictwem KSeF, który otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny w systemie. Dzięki temu, faktura ustrukturyzowana wyróżnia się na tle tradycyjnych faktur elektronicznych, podlegając specyficznym regulacjom i zasadom. Warunki obowiązujące przy stosowaniu faktury ustrukturyzowanej W obecnym stanie prawym, wykorzystanie faktury ustrukturyzowanej wymaga uzyskania wyraźnej zgody odbiorcy na jej odbiór poprzez system KSeF. To oznacza, że akceptacja ogólna na otrzymywanie faktur elektronicznych nie jest równoznaczna z akceptacją na faktury ustrukturyzowane. W przypadku braku takiej zgody, faktura może być dostarczona przez inne środki komunikacji. Jednakże, brak zgody na odbiór faktury ustrukturyzowanej przez KSeF nie wyklucza możliwości jej wystawienia przez sprzedawcę w systemie – są to dwie oddzielne operacje. Przyszłość faktury ustrukturyzowanej po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF Zgodnie z decyzją derogacyjną Unii Europejskiej, Polska otrzymała zielone światło na stosowanie faktur elektronicznych bez konieczności uzyskiwania indywidualnej zgody odbiorcy. Oznacza to, że w ramach przyszłego obowiązkowego systemu KSeF, wystawianie i odbiór faktur ustrukturyzowanych będzie możliwy bez dodatkowych formalności, co znacząco upraszcza proces fakturowania. Przewodnik po fakturze ustrukturyzowanej – Kluczowe informacje Faktura ustrukturyzowana jest dokumentem elektronicznym, który nabiera mocy prawnej w momencie przekazania go do systemu KSeF. Moment ten jest jednocześnie momentem wystawienia faktury. Oznavza to, że fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF, a za otrzymaną w dniu przydzielenia przez system numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF. Odbiór faktury potwierdzany jest przez system KSeF poprzez nadanie unikalnego numeru identyfikacyjnego. Dokument ten, wystawiany zgodnie z formatem określonym przez Ministerstwo Finansów, nie podlega anulowaniu, duplikacji, ani korekcie w formie noty korygującej. Nie ma również możliwości dołączenia do niej dodatkowych załączników. Zasady korzystania z faktury ustrukturyzowanej Faktura ustrukturyzowana, wysyłana poza system KSeF, musi być oznaczona kodem QR. W przypadku transakcji między podatnikami VAT, konieczne jest podanie identyfikatora faktury lub zbiorczego identyfikatora płatności. Jest to wymóg niezależny od tego, czy płatność dokonywana jest bezpośrednio przez podatnika, czy przez osoby trzecie. Elementy składowe faktury ustrukturyzowanej Faktura ustrukturyzowana składa się
Wdrożenie obowiązkowego KSeF ponownie przesunięte w czasie. Co to oznacza dla przedsiębiorców?
Zaczynamy od nowa. Trzeba od początku zaprojektować architekturę systemu. Będą dwa terminy wprowadzenia systemu w Polsce – powiedział Minister finansów, Andrzej Domański. Co dalej z systemem KSeF? Krajowy System e-Faktur (KSeF): Nowe terminy wdrożenia W obliczu wyzwań technologicznych i potrzeby zapewnienia przedsiębiorcom odpowiedniego czasu na adaptację, Ministerstwo Finansów zdecydowało się na przesunięcie terminu wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Pierwotnie zaplanowane na połowę 2024 roku, obowiązkowe stosowanie KSeF zostało odłożone, co pozwoli na dokładniejsze przygotowanie systemu do pełnej funkcjonalności. Decyzja ta jest wynikiem szczegółowego audytu informatycznego, który ujawnił szereg problemów technicznych. System KSeF ma kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa obrotu gospodarczego. Jeszcze w grudniu 2023 roku moi poprzednicy zapewniali mnie, że system jest gotowy do wdrożenia 1 lipca 2024 r. Jednak decyzja o przeprowadzeniu audytu okazała się słuszna. Raport z badania zawiera kilkaset szczegółowych informacji o błędach, uwag i zaleceń do architektury, kodów źródłowych oraz bazy danych. Jako Ministerstwo Finansów jesteśmy odpowiedzialni za bezpieczne funkcjonowanie obrotu gospodarczego, dlatego na podstawie otrzymanych wyników podjęliśmy decyzję o istotnym przesunięciu terminu obowiązkowego KSeF. – poinformował Minister finansów, Andrzej Domański. Audyt ten, przeprowadzony przez niezależną firmę, wykazał, że istniejące błędy w systemie mogłyby znacząco utrudnić jego efektywne działanie, a co za tym idzie – wprowadzenie go w życie w zaplanowanym terminie mogłoby przynieść więcej szkód niż korzyści dla polskich przedsiębiorców. Na podstawie wyników audytu podjęliśmy decyzję o budowie architektury systemowej od początku. Wykonawca powoła zespół specjalistów od architektury IT. Dzięki pracom, które przeprowadzimy system będzie niezawodny, bezpieczny i bardziej funkcjonalny – powiedział Marcin Łoboda, Szef KAS. Czym jest system KSeF? Krajowy System e-Faktur to innowacyjne rozwiązanie, które ma na celu przeniesienie w przestrzeń cyfrową polskiego systemu fakturowania. Jest to platforma elektroniczna, która umożliwia wystawianie, odbieranie, przechowywanie oraz udostępnianie faktur w formacie elektronicznym. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą zarządzać swoimi fakturami w sposób bardziej efektywny i zautomatyzowany. System KSeF opiera się na standardzie XML, co zapewnia jego kompatybilność z różnorodnymi systemami księgowymi i ERP, ułatwiając integrację i przetwarzanie danych. Ponadto, ustrukturyzowany format faktur elektronicznych umożliwia łatwiejsze archiwizowanie i wyszukiwanie dokumentów, co jest szczególnie ważne w kontekście audytów i kontroli podatkowych. Dlaczego KSeF jest ważny? Wprowadzenie KSeF ma fundamentalne znaczenie dla usprawnienia procesów gospodarczych w Polsce. System ten jest odpowiedzią na rosnące potrzeby cyfryzacji i automatyzacji w biznesie, co jest szczególnie istotne w dobie szybkich zmian technologicznych i rosnącej konkurencji na rynku. KSeF nie tylko zwiększa transparentność transakcji gospodarczych, ale także znacząco ułatwia przedsiębiorcom prowadzenie działalności, redukując biurokrację i czas poświęcony na administrację. Dodatkowo, system ten ma za zadanie ograniczenie oszustw podatkowych, co przekłada się na większe wpływy do budżetu państwa i lepsze warunki dla uczciwej konkurencji. KSeF jest więc nie tylko narzędziem księgowym, ale również ważnym elementem strategii państwa w walce z wyłudzeniami VAT i poprawą efektywności poboru podatków. Nowe terminy wejścia w życie Ministerstwo Finansów, biorąc pod uwagę wyniki audytu oraz głosy społeczności biznesowej, postanowiło wprowadzić dwuetapowe podejście do wdrożenia KSeF. Pierwszy etap zakłada, że od 1 lutego 2026 roku obowiązek stosowania KSeF obejmie największe podmioty gospodarcze, których roczna wartość sprzedaży przekracza 200 milionów złotych. Drugi etap, który rozpocznie się 1 kwietnia 2026 roku, rozszerzy obowiązek na wszystkich pozostałych podatników VAT. Taki harmonogram ma na celu zapewnienie płynnego przejścia na nowy system i umożliwienie przedsiębiorcom dostosowania swoich procesów księgowych do wymogów KSeF. Szkolenia dla przedsiębiorców W związku z przesunięciem terminu wdrożenia KSeF, planowane są szkolenia dla przedsiębiorców, aby przygotować ich na nowe regulacje. Szkolenia te będą miały na celu nie tylko informowanie o zmianach, ale również wyjaśnienie, jak nowy system e-Faktur wpłynie na codzienne funkcjonowanie przedsiębiorstw. Ile kosztuje przesunięcie KSeF? Przesunięcie obowiązkowego wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) na rok 2026 wiąże się z istotnymi kosztami dla polskiego budżetu oraz przedsiębiorców. Ministerstwo Finansów szacuje straty wynikające z opóźnienia na 30 milionów złotych, natomiast całkowite dotychczasowe wydatki na prace nad systemem KSeF osiągnęły poziom 110 milionów złotych. Z tej kwoty około 80 milionów złotych zostało przeznaczone na infrastrukturę, z czego część ma szansę zostać odzyskana. Rozczarowania nie kryją również przedsiębiorcy, którzy zainwestowali środki w przygotowanie do systemu. Problem ten ominie jedynie firmy, które zdecydowały się na zakup sprawdzonego narzędzia, takiego jak Hogart KSeF. Aplikacja Hogart KSeF jest bowiem na bieżąco aktualizowana i dostosowywana do najnowszych wymogów prawnych. Hogart KSeF Hogart KSeF to nieustannie rozbudowywana platforma powstała z myślą o integracji systemu ERP firmy z Krajowym Systemem e-Faktur. Hogart KSeF współpracuje z wieloma programami ERP – takimi jak SAP, INFOR SunSystems, Oracle, Microsoft Dynamics czy Comarch Optima. Wejdź na stronę https://hba.hogart.com.pl/hogart-ksef/ i dowiedz się więcej na temat pracy z programem Hogart KSeF. Jesteś właścicielem małej firmy? W takim razie poznaj program Hogart KseFcio czyli wersję Hogart KSeF dedykowaną potrzebom małych firm: https://hba.hogart.com.pl/hogart-ksef-lite/.
Microsoft Dynamics 365 BC – bilet do rozwoju Twojej firmy
Rosnące wymagania rynkowe i duża konkurencyjność to realia, w jakich funkcjonuje zdecydowana większość przedsiębiorstw – zarówno w Polsce, jak i na całym świecie. Wbrew pozorom sprostanie wspomnianym wymaganiom nie jest wcale tak trudne, jak może się to wydawać. Jeśli powyższe stwierdzenie sprawiło, że z niedowierzania otworzyłeś szerzej oczy lub na twojej twarzy pojawił się ironiczny uśmiech, to znaczy, że przyszedł czas abyś poznał Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC) – inteligentne narzędzie do efektownego zarządzania przedsiębiorstwem. Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC) to nowoczesny system ERP (Enterprise Resource Planning), który oferuje wiele możliwości i korzyści dla firm różnych branż i rozmiarów. Pozwala na efektywne zarządzanie firmą, podnoszenie poziomu świadczonych usług, a tym samym – rozwój marki. Systemy ERP – czym są? Systemy ERP to zintegrowane oprogramowania do zarządzania przedsiębiorstwem. Służą one jako ogromne bazy danych, do których dostęp mają wszystkie działy i członkowie firmy. Opisywane programy mają na celu: Usprawnienie i zoptymalizowanie procesów biznesowych – z pomocą odpowiedniego systemu ERP firmy mogą lepiej zarządzać swoimi zasobami, przyspieszać procesy produkcyjne, optymalizować łańcuch dostaw i usprawniać działania w obszarach finansów, kadry i płace. Poprawę jakości i efektywności pracy – dzięki zautomatyzowanym procesom, jednolitym danym i lepszej współpracy między działami, pracownicy mogą skupić się na bardziej wartościowych zadaniach. Zwiększenie kontroli i bezpieczeństwa danych – systemy ERP pozwalają na ścisłe monitorowanie działań w firmie, a także zabezpieczają dane przed nieuprawnionym dostępem. Ułatwienie podejmowania decyzji i raportowania – dzięki dostępowi do aktualnych danych i zaawansowanym narzędziom analitycznym, zarządzanie firmą staje się bardziej efektywne. Spełnienie wymogów prawnych i podatkowych – systemy ERP pomagają w prowadzeniu księgowości, rozliczaniu podatków i spełnianiu innych obowiązków prawnych. Microsoft Dynamics 365 BC Microsoft Dynamics 365 BC to kompleksowe rozwiązanie, zaprojektowane z myślą o podnoszeniu poziomu efektywności zarządzania przedsiębiorstwem. Narzędzie skutecznie wspiera wszystkie obszary organizacji, takie jak finanse, sprzedaż, marketing, produkcja, logistyka, magazynowanie, serwis, projektowanie, obsługa klienta czy też kadry i płace. Nowe usprawnienia funkcjonalne, przyjazny interfejs użytkownika oraz funkcje personalizowanych powiadomień pozwalają użytkownikom pracować szybciej i sprawniej oraz realizować codzienne zadania jeszcze skuteczniej. System jest w pełni intuicyjny, prosty w obsłudze i szybki we wdrożeniu, co pozwala na oszczędność czasu i zasobów. Microsoft Dynamics 365 BC jest dostosowany do polskich warunków i świetnie sprawdzi się w każdym przedsiębiorstwie, niezależnie od jego rozmiaru. Microsoft Dynamics 365 BC to rozwiązanie kompatybilne z innymi produktami Microsoft, takimi jak Office 365, Power BI, Power Apps, Azure, Outlook, Teams, SharePoint etc. Dzięki temu możliwe jest proste i szybkie stworzenie wydajnego środowiska pracy. Modele licencjonowania Microsoft Dynamics 365 Business Central to rozwiązanie dostępne w dwóch modelach: On-premises – licencja bezterminowa pozwalająca na bezterminowe użytkowanie licencji dla systemu, On-cloud – system funkcjonujący na zasadzie usługi Software as a Service. W tym modelu kompletna, podstawowa infrastruktura i oprogramowania pośredniczące zlokalizowane są w centrum danych Microsoft Azure. Microsoft Dynamics 365 Business Central – korzystaj jak i gdzie chcesz! W odróżnieniu od innych systemów tego rodzaju Dynamics 365 Business Central, oferuje identyczny zakres funkcjonalności dla urządzeń stacjonarnych i mobilnych. System można użytkować poprzez: Aplikację na komputery stacjonarne z Windows 10/11 Aplikację na tablety (Windows, Android, iOS) Aplikację na smartfony (Windows, Android, iPhone) Przeglądarkę internetową (Internet Explorer, Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari) Microsoft Dynamics 365 BC – jak wskazuje na to już sama nazwa – jest rozwiązaniem marki Microsoft, a to sprawia, że narzędzie bez problemu integruje się z innymi programami Microsoft 365, takimi jak Outlook, Teams czy OneDrive. Połączenie aplikacji biurowych Microsoftu z systemem ERP umożliwia zarówno zwiększenie wydajności, jak i znaczny wzrost wygody pracy. Microsoft Dynamics 365 BC, a wsparcie wybranych obszarów biznesowych Finanse: Centralne miejsce gromadzenia transakcji finansowych. Pozwala na analizę zarchiwizowanych danych i aktualnej sytuacji finansowej, dzięki narzędziom budżetowania i przepływów pieniężnych wspomaganym przez sztuczną inteligencję. Magazyn: Konfigurowalne funkcje zarządzania magazynem, umożliwiające obsługę różnych typów transakcji i dokładności przechowywania zapasów. Sprzedaż i zakupy: Monitorowanie stanu zamówień w czasie rzeczywistym, reagowanie na zmiany w zapotrzebowaniu na produkty i usługi. Kompletacja: Tworzenie zestawów handlowych na magazyn lub pod konkretne zamówienie sprzedaży. System rezerwuje komponenty BOM-u produkcyjnego w momencie sprzedaży. Produkcja: Planowanie zdolności produkcyjnych, zarządzanie procesami, wielopoziomowe BOM-y produkcyjne. Sprzedaż i marketing: Skracanie czasu od wyceny do otrzymania zapłaty, integracja z księgowością, dostęp do danych w Microsoft Outlook. Zapasy: Centralne źródło informacji o materiałach, towarach i produktach. Transakcje mają bezpośredni wpływ na wartość w księdze głównej. Zasoby i projekty: Planowanie, budżetowanie i kontrola realizacji projektów. Monitorowanie postępu według przychodów i kosztów. Serwis: Obsługa klienta po sprzedaży, kontrola zgłoszeń napraw. Raportowanie i analityka: Wsparcie dla procesów biznesowych, raporty i narzędzia analityczne. Aplikacje PowerApps Dzięki narzędziom PowerApps możliwe jest tworzenie aplikacji do obsługi niestandardowych procesów opartych o dane z Business Central. System Microsoft Dynamics 365 BC odpowiada również polskim wymogom prawnym i podatkowym. Jest to możliwe dzięki współpracy z modułami Hogart, takimi jak m.in.: Wysyłka JPK: moduł pozwala na generowanie i wysyłanie plików JPK (Jednolity Plik Kontrolny) do systemu e-Deklaracje. Narzędzie automatyzuje wspomniany proces, zapewniając poprawność i zgodność danych z obowiązującymi przepisami. KSeF: moduł KSeF umożliwia generowanie i wysyłanie plików Krajowego Standardu Elektronicznej Faktury (KSeF) do systemu e-Deklaracje. KSeF to elektroniczne wersje faktur VAT. Moduł zapewnia bezpieczeństwo i autentyczność danych, a także umożliwia ich archiwizację i wyszukiwanie. ZSMOPL: Ten moduł jest dedykowany dla branży farmaceutycznej. Pozwala na generowanie i wysyłanie danych dotyczących obrotu produktami leczniczymi do systemu ZSMOPL (Zintegrowany System Monitorowania Obrotu Produktami Leczniczymi). Dzięki temu spełnia wymogi ustawy o systemie monitorowania obrotu produktami leczniczymi, zapobiegając nielegalnemu obrotowi lekami i podnosząc bezpieczeństwo pacjentów. Ewidencje akcyzowe: Ten moduł jest dedykowany dla firm zajmujących się produkcją, importem, eksportem, dystrybucją lub sprzedażą towarów akcyzowych (np. alkohol, tytoń, paliwa, energia elektryczna). Pozwala na prowadzenie ewidencji akcyzowych zgodnie z obowiązującymi przepisami. Automatycznie oblicza i rozlicza podatek akcyzowy oraz generuje i wysyła odpowiednie deklaracje i raporty. Opisane moduły są w pełni zintegrowane z Microsoft Dynamics 365 BC, co umożliwiaj bezbłędną, w pełni zautomatyzowaną wymianę danych. Dzięki temu zyskujesz pewność, że twoje przedsiębiorstwo wypełnia wszystkie obowiązki prawne i podatkowe. Funkcjonalności modułów Hogart Moduły Hogart to: Pełna automatyzacja (wystarczy XLS, XML lub widok), Integracja z dowolny systemem, preintegrowane z BC, Podpisy elektroniczne i tokeny, Obsługa wielu podmiotów i użytkowników, Wiele wersji