Prezydent Karol Nawrocki podpisał ustawę modyfikującą przepisy dotyczące podatku VAT, która uruchamia zmodernizowaną wersję Krajowego Systemu e-Faktur — KSeF 2.0. To istotny krok w kierunku pełnej digitalizacji procesów podatkowych w Polsce. Główne cele reformy to uproszczenie fakturowania, ograniczenie błędów oraz zwiększenie transparentności w obrocie gospodarczym. Nowe zasady będą wdrażane etapowo — w lutym i kwietniu 2026 roku, w zależności od wielkości przedsiębiorstwa.
Rewolucja w kontroli podatkowej
Dzięki KSeF organy skarbowe zyskają natychmiastowy dostęp do danych z faktur, co umożliwi bieżącą analizę transakcji i lepsze monitorowanie operacji finansowych. Zmiany obejmą nie tylko VAT, lecz także podatki dochodowe — urzędy będą miały wgląd w szczegóły dokumentów oraz zapisy w ewidencjach.
Co to jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur to narzędzie stworzone przez Ministerstwo Finansów, które pozwala na elektroniczne wystawianie, odbieranie i archiwizowanie faktur w formacie XML. Ułatwia to automatyzację księgowości, redukuje ryzyko błędów i zapewnia szybki dostęp do danych dla administracji. Wersja 2.0 wprowadza szereg usprawnień zwiększających dostępność, bezpieczeństwo i elastyczność systemu.
Kluczowe zmiany w przepisach:
- KSeF 2.0 stanie się obowiązkowy dla większości przedsiębiorstw.
- Wprowadzona zostanie możliwość wystawiania faktur offline z późniejszym przesłaniem do systemu.
- Od 1 lutego 2026 r. firmy z rocznym obrotem powyżej 200 mln zł będą zobowiązane do fakturowania wyłącznie przez KSeF.
- Od tej samej daty wszystkie podmioty będą musiały odbierać faktury wyłącznie za pośrednictwem systemu.
Etapy wdrożenia
Proces implementacji KSeF 2.0 został podzielony na fazy, aby umożliwić firmom płynne dostosowanie się do nowych regulacji. Pierwszy etap rusza 1 lutego 2026 roku i obejmie największe przedsiębiorstwa — te, które w 2024 roku osiągnęły obrót przekraczający 200 mln zł. Od tego dnia będą one zobowiązane do wystawiania faktur wyłącznie przez KSeF.
Równolegle, od 1 lutego 2026 roku, wszystkie firmy — niezależnie od skali działalności — będą musiały odbierać faktury wyłącznie w formacie strukturalnym przez KSeF. Nawet mikroprzedsiębiorstwa, które nie będą jeszcze objęte obowiązkiem wystawiania faktur w systemie, będą musiały być gotowe na ich odbiór.
Druga faza rozpocznie się 1 kwietnia 2026 roku. Od tego momentu obowiązek wystawiania faktur przez KSeF obejmie wszystkie pozostałe firmy, z wyjątkiem mikroprzedsiębiorstw. Te najmniejsze podmioty — z miesięcznym obrotem poniżej 10 tys. zł — będą mogły korzystać z tradycyjnych metod fakturowania do końca 2026 roku. Po tym terminie również one będą musiały przejść na system elektroniczny.
Co wnosi KSeF 2.0?
Nowa wersja systemu oznacza pełne przejście na cyfrowe fakturowanie. Wszystkie dokumenty będą wystawiane i odbierane wyłącznie przez KSeF. Tryb offline umożliwi lokalne wystawienie faktury i jej późniejsze przesłanie do systemu.
Dzięki integracji z KSeF, urzędy skarbowe będą otrzymywać:
- pełne dane z faktur, w tym wszystkie pozycje,
- informacje o korektach,
- zapisy z ewidencji podatkowych.
Nowe funkcjonalności:
- Możliwość wyboru sposobu wystawiania faktur dla konsumentów (w systemie lub poza nim).
- Dodawanie załączników do faktur (w ograniczonym rozmiarze, za zgodą organów podatkowych).
- Zmiana momentu rozpoznania korekt VAT.
- Tryb offline dla firm bez stałego dostępu do internetu.
Okres przejściowy bez sankcji
Pomimo, że terminy wdrożenia KSeF 2.0 zostały jednoznacznie określone w ustawie (Dz.U. z 9 maja 2024 r., poz. 852) i pozostają niezmienne, ustawodawca przewidział okres przejściowy (do końca 2026 r.). Ma on na celu umożliwienie przedsiębiorcom płynne przejście na nowe zasady fakturowania bez obawy o natychmiastowe konsekwencje prawne. W tym czasie firmy będą mogły nadal wystawiać faktury przy użyciu kas fiskalnych — pod warunkiem, że na paragonie znajdzie się numer NIP nabywcy, co pozwoli na ich późniejsze zaksięgowanie.
Dodatkowo, nie będzie obowiązku podawania numeru identyfikacyjnego KSeF przy dokonywaniu płatności, zarówno w standardowych transakcjach, jak i w ramach mechanizmu podzielonej płatności (MPP).
Co najważniejsze, w okresie przejściowym nie będą nakładane kary za ewentualne błędy związane z fakturowaniem w KSeF. Oznacza to, że przedsiębiorcy zyskają czas na dostosowanie swoich systemów informatycznych, przeszkolenie zespołów oraz wdrożenie nowych procedur bez presji sankcji. Ten etap ma charakter edukacyjny i adaptacyjny — jego celem jest wsparcie firm w bezpiecznym wejściu w nową erę cyfrowego obiegu dokumentów.
Nowe obowiązki dla odbiorców faktur
Wraz z wdrożeniem KSeF 2.0 zmieniają się zasady dotyczące odbioru faktur. Kluczowym elementem jest tzw. samoidentyfikacja — konieczność podania odpowiednich danych identyfikacyjnych przez odbiorców faktur strukturalnych.
Zarejestrowani podatnicy VAT będą musieli podać swój numer VAT, co umożliwi prawidłowe przypisanie dokumentu w systemie. Osoby prowadzące działalność gospodarczą, które nie są zarejestrowane jako podatnicy VAT, będą zobowiązane do podania numeru NIP — jeśli dokonują zakupów na potrzeby działalności.
W praktyce oznacza to, że każda firma lub osoba fizyczna, która chce otrzymać fakturę w KSeF, musi zadbać o poprawność danych identyfikacyjnych. Brak numeru VAT lub NIP może skutkować problemami z odbiorem dokumentu, a w konsekwencji — z jego zaksięgowaniem.
Dodatkowo, odbiorcy muszą przygotować się na zmianę formy otrzymywania faktur. Zamiast papierowych dokumentów czy PDF-ów przesyłanych e-mailem, faktury będą trafiać bezpośrednio do konta w KSeF. To wymaga nie tylko integracji z systemem ERP lub aplikacją, ale także zmiany procedur i przyzwyczajeń.
Narzędzia wspierające wdrożenie KSeF 2.0
Hogart KSeF
Przystosowanie się do nowych regulacji może być wyzwaniem, ale również szansą na usprawnienie procesów finansowych. W związku z powyższym warto sięgnąć po sprawdzone narzędzia umożliwiające proste dostosowanie się do nadchodzących zmian. Tego rodzaju narzędziem jest program Hogart KSeF (https://hba.hogart.com.pl/hogart-ksef/), który zapewnia zgodność z przepisami, intuicyjną obsługę, integrację z ERP oraz wsparcie techniczne.
Hogart KSeFcio
Dla małych i średnich firm przygotowano aplikację Hogart KSeFcio (https://hba.hogart.com.pl/hogart-ksef-lite), która ułatwia wdrożenie systemu w tych organizacjach. Już teraz warto zadbać o odpowiednie narzędzia, które nie tylko spełnią wymogi formalne, ale realnie wesprą codzienną pracę zespołów finansowych.