Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny, który ma umożliwić wystawianie, przesyłanie, otrzymywanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych drogą elektroniczną. Docelowo, fakturowanie VAT w Polsce ma odbywać się wyłącznie za jego pośrednictwem. KSeF ma gwarantować autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność każdej faktury ustrukturyzowanej.
System jest dobrowolny od 1 stycznia 2022 r., a jego obligatoryjne wdrożenie zostało przesunięte i będzie następować etapami:
- 1 lutego 2026 r.: dla dużych podatników (o wartości sprzedaży w 2024 r. przekraczającej 200 mln zł brutto – z VAT). Obowiązek otrzymywania faktur w KSeF dotyczy od tej daty wszystkich podatników VAT.
- 1 kwietnia 2026 r.: dla pozostałych przedsiębiorców.
- 1 stycznia 2027 r.: dla najmniejszych podatników (łączna wartość sprzedaży na fakturach $\le$ 10 000 zł miesięcznie) oraz wejście w życie kar pieniężnych.
Aspekty Prawne KSeF
Zakres Podmiotowy i Wyłączenia
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pomocą KSeF dotyczy podatników VAT, ale przewidziano pewne wyłączenia:
- Podmioty zagraniczne zarejestrowane do VAT w Polsce, ale bez stałego miejsca prowadzenia działalności (opcjonalnie).
- Faktury wystawiane konsumentom (B2C) (opcjonalnie).
- Dokumenty zrównane z fakturami (np. bilety za autostrady, kolej, faktury dokumentujące zwolnione z VAT usługi finansowe).
- Procedury szczególne (np. OSS).
Należy pamiętać, że brak obowiązku wystawiania faktur w KSeF nie zwalnia, co do zasady, z obowiązku ich otrzymywania za jego pośrednictwem od kontrahentów, którzy ten obowiązek mają.
Faktura Ustrukturyzowana a Inne Dokumenty
Faktura ustrukturyzowana to faktura elektroniczna wystawiona przy użyciu KSeF, której został nadany numer identyfikujący w systemie (KSeF ID).
- Moment wystawienia: Dzień przesłania faktury do KSeF.
- Moment otrzymania: Dzień przydzielenia fakturze numeru KSeF ID.
W systemie obowiązkowym nie będzie wymagana zgoda odbiorcy na otrzymywanie faktury ustrukturyzowanej przez KSeF.
Tryb Offline i Konsekwencje
KSeF 2.0 wprowadził koncepcję fakturowania w trybie offline24 (art. 106nda).
- Jest to wystawianie faktury w strukturze XML poza KSeF (np. z powodu niedostępności po stronie podatnika).
- Obowiązek przesłania jej do KSeF jest w najbliższym dniu roboczym.
- Faktura, której data wystawienia (pole P1) jest wcześniejsza niż data wysłania do KSeF, będzie uznana za wystawioną w trybie offline24.
- Faktura taka, doręczona nabywcy poza KSeF, nie daje prawa do odliczenia VAT do momentu nadania jej KSeF ID w systemie.
Korekty i Sankcje
Duże zmiany czekają zasady rozliczania faktur korygujących:
- Faktury ustrukturyzowane korygujące będą rozliczane w dacie ich wystawienia (tj. przesłania do KSeF i nadania KSeF ID).
- Faktury papierowe/elektroniczne (w okresie przejściowym lub w przypadkach wyłączeń) będą rozliczane po uzyskaniu potwierdzenia odbioru korekty przez kontrahenta (powrót do starych reguł).
- Noty korygujące mają zniknąć z przepisów, a jedynym podmiotem uprawnionym do korygowania faktury ma być jej wystawca (sprzedawca).
Kary pieniężne za naruszenie obowiązków KSeF (np. niewystawienie faktury ustrukturyzowanej lub brak terminowego dosłania po awarii/offline24 – do 100% VAT z faktury) wchodzą w życie dopiero od 1 stycznia 2027 r.. Naruszenia w 2026 roku nie będą nimi sankcjonowane.
Prawne Zabezpieczenie Organizacji w Okresie Wdrożenia
Mimo braku kar pieniężnych do końca 2026 roku, niestosowanie się do obowiązkowego KSeF może prowadzić do negatywnych konsekwencji, w szczególności dla nabywcy, który może nie mieć prawa do odliczenia VAT, jeśli dostawca nie dostarczy faktury prawidłowo przez system (lub nie dostanie ona KSeF ID w przypadku offline24).
Aby zabezpieczyć organizację w okresie przejściowym (i na wypadek niegotowości kontrahentów) należy rozważyć następujące działania, wykorzystując fakt, że kary pieniężne wejdą w życie dopiero od 2027 r.:
- Analiza procesów zakupowych: Ustalenie, w jaki sposób weryfikować, czy dostawca wystawił fakturę w KSeF. Konieczne jest dostosowanie systemów do terminowego pobierania faktur z KSeF (zwłaszcza od 1 lutego 2026 r., gdy duzi dostawcy rozpoczną obowiązkowe fakturowanie).
- Umowne zabezpieczenie się z kontrahentami: Wprowadzenie zapisów w umowach handlowych, które będą wymagały od kontrahentów objętych obowiązkiem KSeF, aby terminowo wysyłali faktury do KSeF. Można rozważyć klauzule, które:
- Wymagają poinformowania nabywcy o nadanym numerze KSeF ID lub potwierdzeniu przesłania faktury do systemu.
- Umożliwiają odroczenie płatności lub inne sankcje umowne dla dostawcy w przypadku braku terminowego dostarczenia faktury w systemie, wpływając na prawo nabywcy do odliczenia VAT.
- Weryfikacja trybu offline: Ustalenie procedur na wypadek otrzymania od dostawcy faktury (np. wydruku) z kodem QR poza KSeF w trybie offline24 lub awarii. Ponieważ taka faktura nie daje prawa do odliczenia VAT przed nadaniem KSeF ID, należy śledzić, czy dostawca wypełnił obowiązek terminowego dosłania faktury do KSeF (1 dzień roboczy dla niedostępności, 7 dni dla awarii).
- Zabezpieczenie przed ryzykiem KKS (Kodeksu Karnego Skarbowego): Mimo że przepisy KSeF wprowadzają wyłączenie penalizacji KKS za niewystawienie faktury ustrukturyzowanej lub brak terminowego dosłania po awarii/offline24, należy zminimalizować ryzyko poprzez dążenie do pełnej zgodności operacyjnej.
Techniczne Rozwiązanie Hogart
Firma Hogart oferuje platformę, która ma na celu realizację wymogów KSeF i integrację z systemami ERP, takimi jak Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC) i starszymi wersjami Navision, minimalizując tym samym ilość pracy koniecznej do wykonania po stronie przedsiębiorstwa.
Platforma Hogart
Platforma Hogart działa jako uniwersalne narzędzie wspierające każdy system ERP.
- Wysyłka i odbiór faktur: Platforma automatyzuje procesy wysyłki i odbioru faktur, w tym komunikację z API Ministerstwa Finansów (aktualnie struktura FA(3)).
- Obsługa technicznych wymagań KSeF: Obejmuje konwersję danych do wymaganego formatu XML, obsługę tokenów (i docelowo certyfikatów) oraz pobieranie numeru KSeF ID.
- Automatyzacja: Umożliwia konfigurację harmonogramów automatyzujących pobieranie danych z ERP, wysyłkę do MF i odbiór numerów KSeF ID z powrotem do systemu ERP.
- Repozytorium i statusy: Platforma monitoruje statusy wysyłki/odbioru faktur.
Integracja z Microsoft Dynamics BC / Navision
Kluczowym elementem oferty jest preintegracja (gotowe procesy integracyjne) dla systemów Microsoft Dynamics, opracowana we współpracy z firmą Atteli.
- Gotowe Procesy Integracyjne: Hogart i Atteli przygotowały predefiniowane procesy importu danych i integracji, które skracają czas wdrożenia.
- Dostosowanie Danych w ERP: Mimo gotowej platformy, konieczne są prace analityczne i implementacyjne w samym systemie ERP:
- Identyfikacja i mapowanie danych: Weryfikacja, czy dane w ERP są kompletne i zgodne z wymogami struktury FA(3). Dotyczy to pól dodatkowych, takich jak:
- Rodzaje faktur (zwykła, korekta, zaliczka, uproszczona).
- GTU i oznaczenia procedur.
- Przyczyny zwolnienia z VAT (wg listy ministerialnej).
- Dane transportowe.
- Dane dotyczące płatności (numer rachunku bankowego, termin płatności).
- Dodatkowe tabele i pola: Wprowadzenie dodatkowych tabel w Navision/BC na potrzeby listy zwolnień, typów dokumentów, czy informacji o korektach.
- Obsługa szczególnych przypadków: Wdrożenie specyficznej logiki dla:
- Zaliczek i korekt: Wymagają one oddzielnej obsługi w procesie wysyłki (dane lądują w innych sekcjach XML).
- Faktur zakupowych: Ustalenie, w jaki sposób pobierać faktury z KSeF i jak je identyfikować w systemie (np. przypisanie faktury do pracownika).
- Raporty porównawcze: Wprowadzenie raportów do weryfikacji, czy wszystkie wystawione w ERP faktury zostały poprawnie przesłane do KSeF.
- Tryb Offline 24: Należy opracować i wdrożyć procedury na wypadek wpadnięcia w tryb offline24 (celowo lub przypadkowo, np. przez pomyłkę w dacie P1), uwzględniając wymóg dosłania w ciągu 1 dnia roboczego.
- Identyfikacja i mapowanie danych: Weryfikacja, czy dane w ERP są kompletne i zgodne z wymogami struktury FA(3). Dotyczy to pól dodatkowych, takich jak:
- Komunikacja poza KSeF: Zachowanie (i w miarę potrzeby modyfikacja) dotychczasowych procesów wysyłki faktur do kontrahentów (np. e-mail z plikiem PDF) w celu dołączania załączników (PDF, Excel, Word), które nie są obsługiwane przez KSeF. Faktura wysyłana poza KSeF musi zawierać kod QR identyfikujący ją w systemie.
Chociaż platforma Hogart znacznie redukuje część prac związanych z komunikacją API i przetwarzaniem XML, to prace analityczne i dostosowawcze w systemie ERP stanowią znaczący, czasochłonny element wdrożenia, dlatego warto wdrożyć KSeF z odpowiednim wyprzedzeniem..