W świecie biznesu XXI wieku zdolność do szybkiego dostępu do kluczowych informacji i ich analizy jest niezbędna dla sukcesu każdej organizacji. Microsoft Dynamics 365 Business Central to wszechstronne rozwiązanie ERP, które pomaga firmom zarządzać operacjami biznesowymi, finansami i relacjami z klientami, stanowiąc tym samym odpowiedź na wyspomniane potrzeby. Co więcej, system oferuje zaawansowane narzędzia do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa (ERP), które umożliwiają nie tylko efektywne prowadzenie operacji biznesowych, ale także głęboką analizę danych. W centrum tych możliwości leżą wymiary – Jedna z najbardziej potężnych funkcji w Business Central, która transformuje sposób, w jaki firmy mogą śledzić, analizować i interpretować dane biznesowe.
Czym są wymiary?
Wymiary to etykiety lub tagi, które można przypisać do transakcji finansowych i operacyjnych. Tym samym kategoryzują one wpisy, umożliwiając ich śledzenie i analizę na dokumentach, takich jak zamówienia sprzedaży. Pozwalają one na segregowanie danych według różnych kryteriów, takich jak centra kosztów, projekty, działania marketingowe czy lokalizacje geograficzne. Dzięki temu, użytkownicy mogą tworzyć raporty i analizy, które odzwierciedlają specyficzne potrzeby i cele biznesowe.przykładowo; zamiast ustawiać oddzielne konta księgi głównej dla każdego działu i projektu, można użyć wymiarów jako podstawy do analizy, tym samym unikając konieczności tworzenia skomplikowanego planu kont.
Wymiary w Microsoft Dynamics 365 Business Central umożliwiają użytkownikom:
- Śledzenie wydatków i przychodów według projektów, działów lub innych kryteriów.
- Analizę efektywności różnych segmentów firmy.
- Optymalizację procesów biznesowych poprzez identyfikację obszarów wymagających poprawy.
- Dostosowanie raportów finansowych do specyficznych wymagań zarządzania.
Przykłady wymiarów
Typowe wymiary, które mogą być używane w Microsoft Dynamics 365 Business Central, to:
- Dział: Pozwala na śledzenie kosztów i przychodów według poszczególnych działów firmy.
- Projekt: Umożliwia monitorowanie postępów i rentowności różnych projektów.
- Produkt: Daje możliwość analizy sprzedaży i marży według poszczególnych produktów lub kategorii produktów.
- Klient: Ułatwia analizę zachowań zakupowych i rentowności poszczególnych klientów.
Powiązanie wymiarów z innymi elementami Microsoft Dynamics 365 Business Central
Wymiary nie ograniczają się jedynie wymiaru finansów, a całego systemu m.in.: zapasów, zleceń produkcyjnych, pracowników, kampanii sprzedażowych, centrów kompetencyjnych, kont księgowych nabyców i dostawców. Z powodzeniem mogą one dotyczyć dowolnie wskazanej kategorii takiej jak, np.: MPK, wydział, centra kosztów/centra przychodów, grupy zapasów/nabywców/dostawców, obiekty kosztowe, obszary działania, inwestycje, projekty, sprzedawca etc. W praktyce to, czego dotyczyć będą wymiary zależy od indywidualnych potrzeb danej firmy.
Warto zauważyć, że pod każdym wymiarem w Microsoft Dynamics 365 Business Central znajdują się konkretne wartości, które są kluczowe dla funkcjonalności i elastyczności systemu. Wymiary działają jak etykiety, które można przypisać do różnych transakcji i obiektów, ale to wartości wymiarów nadają tym etykietom rzeczywiste znaczenie biznesowe.
Wartości wymiarów: serce analizy danych
Każdy wymiar może mieć wiele wartości, które można traktować jako podkategorie lub specyficzne atrybuty danego wymiaru. Na przykład, jeśli mamy wymiar o nazwie Projekt, wartościami mogą być konkretne nazwy projektów, takie jak “Projekt Alfa”, “Projekt Beta” czy “Projekt Gamma”. Te wartości pozwalają na szczegółowe śledzenie kosztów, czasu i zasobów przypisanych do każdego projektu.
Jak definiować i używać wartości wymiarów?
Aby skorzystać z wymiarów w Business Central, w pierwszej kolejności powinniśmy je zdefiniować i ustawić. Definiowanie wartości wymiarów w Business Central jest proste i intuicyjne. Wspomniany proces odnosi się do stworzenia wymiarów, a nadstępnie przypisania im wartości, które będą reprezentować dane kategorie analizy.
Można to zrobić na stronie Wymiary, gdzie dla każdego wymiaru tworzy się wartości, które najlepiej odzwierciedlają potrzeby analizy biznesowej. Na przykład, dla wymiaru Dział można utworzyć wartości takie jak “Marketing”, “Sprzedaż”, “IT” czy “Obsługa Klienta”. Jak to zrobić w praktyce? Po kliknięciu na zakładkę kategorie wymiarów system wyświetli nam listę wymiarów. Należy zauważyć, iż jest to jedynie lista wymiarów, a nie ich wartości (ponieważ wartości dostępne są po kliknięciu na zakładkę Wymiary -> Wartości Wymiarów).Wspomniana lista umożliwia opisywanie zdarzeń. Dzięki niej do każdego projektu możemy dołożyć nową wartość.
Aby zorganizować i śledzić różne zdarzenia gospodarcze, konieczne jest utworzenie nowej kategorii w systemie ewidencji. Można to zrobić po wyświetleniu listy wartości (wystarczt dopisać nową kategorię). Nowo utworzona kategoria może być automatycznie przypisana do rejestrowanych zdarzeń, co ułatwi ich klasyfikację. Użytkownik ma również możliwość rozbudowy systemu o dodatkowe wymiary, które mogą być wprowadzone w dowolnym momencie. Aby to zrobić, wystarczy przejść do sekcji ‘Edytuj listę’ i dodać nowy wymiar.
Na przykład, jeśli chcemy śledzić koszty związane z użytkowaniem firmowych pojazdów, możemy stworzyć dedykowaną kategorię ‘Koszty pojazdów’. Następnie definiujemy wartości, które chcemy monitorować w ramach tej kategorii, takie jak paliwo, serwis, czy ubezpieczenie. Po wprowadzeniu do systemu wszystkich pojazdów, każda transakcja może być oznaczona odpowiednim pojazdem, co pozwoli na precyzyjne przypisanie kosztów do konkretnego samochodu. Dzięki temu, po analizie transakcji, będziemy mogli łatwo zidentyfikować, które wydatki dotyczyły określonego pojazdu.
Bieżąca analiza i przegląd danych
Wprowadzanie nowego dokumentu do systemu księgowego może być wyzwaniem, zwłaszcza gdy wymaga to określenia wielu wymiarów, co zwiększa czas potrzebny na przeprowadzenie operacji. Aby usprawnić ten proces, system może wykorzystać wartości domyślne, które są już zdefiniowane, takie jak w kartotece nabywcy. W kartotece tej dostępne są opcje takie jak ‘Wymiary -> Wiersz’ oraz ‘Wymiary -> Zakres’, które pozwalają na przypisanie wymiarów do wielu kontrahentów jednocześnie, co jest szczególnie przydatne w przypadku obsługi większej liczby klientów. Jest to kluczowy element w systemie Microsoft Dynamics 365 Business Central, konieczny do tego aby posługiwać się wymiarami w sposób prawidłowy.
Przykładowo, jeśli kontrahent jest oznaczony jako ‘Large’ w kategorii wymiarów, a w sekcji księgowania wartości znajduje się notatka ‘ten sam kod’, oznacza to, że wszystkie transakcje dla tego nabywcy będą automatycznie przypisywane do tej kategorii. To eliminuje potrzebę ręcznego przypisywania kategorii przez użytkowników, ponieważ system robi to automatycznie na podstawie informacji zawartych w kartotece nabywcy.
Podobnie, w przypadku obszaru, kodowanie może być dostosowane do specyficznych potrzeb firmy, nawet jeśli wymaga to niestandardowej numeracji. Jeżeli w sekcji księgowania wartości pojawia się wymóg ‘Kod obowiązkowy’, użytkownik musi wybrać odpowiedni kod z listy. Jest to istotne, ponieważ w systemie Microsoft Dynamics 365 Business Central, zarówno wymiary dotyczące całego dokumentu, jak i poszczególnych wierszy, muszą być wypełnione, aby zarejestrować dokument. W przeciwnym razie system nie pozwoli na dokończenie operacji. Dodatkowo, system może być skonfigurowany tak, aby automatycznie alokował transakcje na odpowiednie wymiary, co jeszcze bardziej usprawnia proces księgowania.
Raporty i analizy danych z użyciem wymiarów. Konfiguracja.
Analiza danych finansowych z wykorzystaniem wymiarów oferuje szerokie możliwości konfiguracji i dostosowania do potrzeb przedsiębiorstwa. Przykładem jest elastyczność planu kont, który nie ogranicza się jedynie do prezentacji sald na poszczególnych kontach. Dzięki funkcji filtrowania, można wyselekcjonować konta należące do określonej grupy, na przykład zespołu nr. 4, co pozwala na szczegółową analizę finansową wybranego segmentu firmy. Dodatkowo, możliwość zawężenia danych do konkretnego wydziału umożliwia tworzenie dedykowanych raportów i analiz.
Interfejs ‘Zapisy księgi głównej’ dostępny jest w formie tabelarycznej oraz jako graficzna analiza, co ułatwia interpretację danych. Filtry dostępne w obu wersjach interfejsu pozwalają na dalsze doprecyzowanie analizy, tak aby zawierała tylko te informacje, które są najbardziej istotne dla użytkownika.
Wymiary analityczne otwierają drzwi do zaawansowanego monitorowania finansów firmy, umożliwiając śledzenie kosztów i przychodów według różnych kryteriów, takich jak działy, projekty, czy lokalizacje. To narzędzie jest nieocenione w identyfikacji obszarów najbardziej dochodowych lub generujących straty, co pozwala na szybkie reagowanie i wprowadzanie zmian. Wymiary te są również niezastąpione w analizie trendów sprzedażowych, ocenie skuteczności kampanii marketingowych oraz w zarządzaniu budżetami. Dzięki nim, każda decyzja biznesowa może być podejmowana na podstawie solidnych danych, co przekłada się na lepszą efektywność i rentowność przedsiębiorstwa.
Korzyści z wykorzystania wymiarów
Dzięki wymiarom, firmy pracujące z Microsoft Dynamics 365 Business Central mogą uzyskać szereg korzyści, takich jak m.in.:
- Uproszczenie struktury kont: Zamiast tworzyć oddzielne konta dla każdego działu czy projektu, można użyć wymiarów jako podstawy analizy.
- Elastyczność: Możliwość analizowania danych z różnych perspektyw bez konieczności modyfikacji planu kont.
- Lepsza widoczność danych finansowych: Wymiarów można używać do analizy transakcji według określonych kryteriów.
- Analiza wielowymiarowa: Generowanie raportów, które dostarczają wielowymiarowego widoku na dane biznesowe.
- Łatwość w ustawieniu: Wymiarów można łatwo skonfigurować w dowolnym momencie.
- Unikanie powtarzalnych wpisów: Wymiarów pomagają eliminować potrzebę wielokrotnego wprowadzania tych samych danych.
- Kontrola na poziomie kartotek i księgi głównej: Możliwość ustawienia kontroli, aby uniknąć brakujących danych raportowych.
- Poprawa dokładności raportów finansowych: Możliwość korygowania wartości wymiarów w zaksięgowanych wpisach księgi głównej.
- Lepsze planowanie strategiczne: Dzięki szczegółowemu poziomowi analizy możliwe jest lepsze planowanie i podejmowanie decyzji strategicznych.
- Analiza sprzedaży: Możliwość monitorowania wydajności sprzedaży i śledzenia kosztów projektów.
- Analiza złożona: Możliwość przeprowadzenia bardziej złożonej analizy, np. sprzedaży na kampanię sprzedażową na grupę klientów na obszar.
- Lepsze zrozumienie biznesu: Wgląd w to, jak dobrze działa firma, gdzie prosperuje, a gdzie należy przydzielić więcej zasobów.
- Informacje do podejmowania decyzji: Wgląd ten pomaga w podejmowaniu bardziej świadomych decyzji biznesowych.
- Dostęp do szczegółów kwot: Możliwość dostępu do szczegółów kwoty na stronie macierzy dla widoku analizy.
- Filtracja danych: Możliwość filtrowania danych transakcyjnych przez wymiary.
- Korekta wartości wymiarów: Jeśli odkryjesz, że na zaksięgowanych wpisach księgi głównej użyto nieprawidłowej wartości wymiaru, możesz ją poprawić.
- Ustawienie filtru wymiaru: Szybki sposób na analizę danych transakcyjnych przez wymiary.
- Widoki analizy: Często używają danych z wymiarów.
- Zapobieganie błędom: Pomoc w utrzymaniu dokładności raportów finansowych i analiz.
- Struktura hierarchiczna: Możliwość ustawienia wartości wymiarów w strukturze hierarchicznej podobnej do planu kont.
- Widoczność działów: Na przykład, użycie wymiaru podczas księgowania dokumentów sprzedaży pozwala na wykorzystanie narzędzi inteligencji biznesowej do zobaczenia, który dział sprzedał jakie produkty.
Wymiary w Microsoft Dynamics 365 Business Central to kluczowe narzędzie dla firm poszukujących głębokiej analizy danych biznesowych. Dzięki nim, możliwe jest nie tylko efektywne zarządzanie finansami, ale także uzyskanie wglądu w różne aspekty działalności firmy, co jest nieocenione w podejmowaniu świadomych decyzji biznesowych.