Era cyfrowa i dynamiczne zmiany w prawie podatkowym niosą nowe wyzwania dla przedsiębiorców – adaptację do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Ten nadchodzący obowiązek może początkowo wydawać się zawiły, lecz odgrywa istotną rolę w zwiększaniu przejrzystości i efektywności procesów podatkowych. W poniższym artykule zebraliśmy kluczowe informacje, które ułatwią Ci zrozumienie działania systemu KSeF, jego zalet, sposobu korzystania z faktur elektronicznych oraz postępowania w przypadku ewentualnych problemów technicznych.
Podstawowe zasady funkcjonowania KSeF
Krajowy System e-Faktur, znany jako KSeF, jest wyrazem tendencji legislacyjnej do przenoszenia procesów podatkowych do sfery cyfrowej. KSeF został wprowadzony w formie opcjonalnej od 1 stycznia 2022 roku, na podstawie ustawy z 29 października 2021 roku (Dz.U.2021.2076). Zgodnie z intencjami Ministerstwa Finansów, obecna opcjonalna faza ma charakter testowy i będzie poprzedzać etap, w którym korzystanie z systemu stanie się obowiązkowe.
2 sierpnia 2021 roku Polska zwróciła się do Komisji Europejskiej z wnioskiem o derogację, mającym na celu uzyskanie zgody na wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania w okresie od 1 kwietnia 2023 do 31 marca 2026 roku, co stanowi wyjątek od artykułów 218, 226 i 232 Dyrektywy VAT. Rada Unii Europejskiej, odpowiadając na wniosek, udzieliła zgody na derogację w decyzji z 17 czerwca 2022 roku. Zgodnie z tą decyzją, obowiązek korzystania z KSeF mógł zostać wdrożony od 1 stycznia 2024 roku, pod warunkiem wprowadzenia przez polskiego ustawodawcę odpowiednich zmian w ustawie o VAT.
Nadchodzące zmiany w systemie KSeF – co muszą wiedzieć przedsiębiorcy?
Do niedawna planowano, że korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowe dla większości podatników od 1 lipca 2024 roku. Jednakże, zgodnie z ostatnimi nowelizacjami ustawy o VAT, termin ten został przesunięty. Ministerstwo Finansów, po przeprowadzeniu audytu systemu KSeF, zdecydowało o potrzebie dalszych prac nad jego doskonaleniem, co skutkowało zmianą harmonogramu wdrożenia.
Nowy harmonogram obowiązkowego KSeF
Obecnie Ministerstwo Finansów planuje wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF w dwóch etapach:
- Dla dużych przedsiębiorstw: Od 1 lutego 2026 roku, dotyczy to firm, których obrót w 2025 roku przekroczył 200 milionów złotych.
- Dla pozostałych przedsiębiorców: Od 1 kwietnia 2026 roku.
Te daty mają na celu zapewnienie odpowiedniego czasu na dostosowanie się do systemu i przeprowadzenie niezbędnych prac technicznych. Warto jednak pamiętać, że terminy te mogą ulec zmianie, ponieważ ustawa wdrażająca powyżej opisane zmiany nie została jeszcze uchwalona.
Kogo dotyczy KSeF?
System KSeF jest przeznaczony głównie dla aktywnych oraz zwolnionych podatników VAT. Nie obejmuje on:
- Podatników zagranicznych zarejestrowanych do VAT w Polsce bez stałego miejsca działalności w kraju (opcja).
- Podatników zagranicznych zarejestrowanych do VAT w Polsce, którzy mają stałe miejsce działalności, ale nie uczestniczą w sprzedaży (opcja).
- Faktur wystawianych konsumentom indywidualnym (B2C) (opcja w wyniku konsultacji).
- Dokumentów równoważnych faktur, takich jak bilety autostradowe czy kolejowe.
- Procedur specjalnych, np. OSS (One Stop Shop).
Funkcje i korzyści systemu KSeF dla przedsiębiorstw i dla administracji
Platforma KSeF została zaprojektowana z myślą o wielu funkcjach, które usprawniają zarządzanie fakturami elektronicznymi. Mowa o funkcjach takich jak m.in.:
- Przyznawanie, modyfikowanie i odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF oraz ich monitorowanie i weryfikację.
- Wystawianie faktur ustrukturyzowanych, ich odbiór, dostęp i przechowywanie przez okres 10 lat.
- Przypisywanie unikalnego numeru identyfikacyjnego każdej fakturze w systemie KSeF.
- Analiza i kontrola danych zawartych w fakturach ustrukturyzowanych.
- Informowanie o wystawieniu faktury, jej odrzuceniu lub niemożności wystawienia z powodu problemów z dostępem do KSeF.
- Przydzielanie zbiorczego identyfikatora dla faktur wystawianych przez jednego podatnika dla tego samego odbiorcy.
- Weryfikacja danych z faktur ustrukturyzowanych wykorzystywanych poza systemem KSeF.
Zalety i wyzwania związane z wprowadzeniem KSeF
Wdrożenie obowiązkowego systemu KSeF przynosi korzyści zarówno dla podatników, jak i dla państwa. Dla administracji skarbowej, KSeF umożliwia bardziej efektywną kontrolę faktur, co pomaga w zapobieganiu nadużyciom i zwalczaniu oszustw podatkowych. Dla podatników, korzystanie z systemu KSeF w fazie fakultatywnej może przynieść takie korzyści, jak m.in. szybszy zwrot podatku VAT. Automatyzacja procesów związanych z wystawianiem i odbieraniem faktur oszczędza czas i zasoby, a centralizacja danych ułatwia zarządzanie dokumentacją, minimalizując ryzyko błędów i utraty ważnych dokumentów.
Jednakże, przejście na obowiązkowy KSeF wymaga od przedsiębiorców:
- Zakupu odpowiedniego oprogramowania i integracji z istniejącym systemem IT.
- Mapowania danych do schematu faktury ustrukturyzowanej.
- Weryfikacji i dostosowania procesów biznesowych do wymagań KSeF.
Faktura ustrukturyzowana: Nowoczesne podejście do fakturowania w erze cyfrowej
Faktura ustrukturyzowana, będąca kluczowym elementem systemu KSeF, reprezentuje nową generację faktur elektronicznych. Jest to dokument elektroniczny generowany za pośrednictwem KSeF, który otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny w systemie. Dzięki temu, faktura ustrukturyzowana wyróżnia się na tle tradycyjnych faktur elektronicznych, podlegając specyficznym regulacjom i zasadom.
Warunki obowiązujące przy stosowaniu faktury ustrukturyzowanej
W obecnym stanie prawym, wykorzystanie faktury ustrukturyzowanej wymaga uzyskania wyraźnej zgody odbiorcy na jej odbiór poprzez system KSeF. To oznacza, że akceptacja ogólna na otrzymywanie faktur elektronicznych nie jest równoznaczna z akceptacją na faktury ustrukturyzowane. W przypadku braku takiej zgody, faktura może być dostarczona przez inne środki komunikacji. Jednakże, brak zgody na odbiór faktury ustrukturyzowanej przez KSeF nie wyklucza możliwości jej wystawienia przez sprzedawcę w systemie – są to dwie oddzielne operacje.
Przyszłość faktury ustrukturyzowanej po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF
Zgodnie z decyzją derogacyjną Unii Europejskiej, Polska otrzymała zielone światło na stosowanie faktur elektronicznych bez konieczności uzyskiwania indywidualnej zgody odbiorcy. Oznacza to, że w ramach przyszłego obowiązkowego systemu KSeF, wystawianie i odbiór faktur ustrukturyzowanych będzie możliwy bez dodatkowych formalności, co znacząco upraszcza proces fakturowania.
Przewodnik po fakturze ustrukturyzowanej – Kluczowe informacje
Faktura ustrukturyzowana jest dokumentem elektronicznym, który nabiera mocy prawnej w momencie przekazania go do systemu KSeF. Moment ten jest jednocześnie momentem wystawienia faktury. Oznavza to, że fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF, a za otrzymaną w dniu przydzielenia przez system numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF. Odbiór faktury potwierdzany jest przez system KSeF poprzez nadanie unikalnego numeru identyfikacyjnego. Dokument ten, wystawiany zgodnie z formatem określonym przez Ministerstwo Finansów, nie podlega anulowaniu, duplikacji, ani korekcie w formie noty korygującej. Nie ma również możliwości dołączenia do niej dodatkowych załączników.
Zasady korzystania z faktury ustrukturyzowanej
Faktura ustrukturyzowana, wysyłana poza system KSeF, musi być oznaczona kodem QR. W przypadku transakcji między podatnikami VAT, konieczne jest podanie identyfikatora faktury lub zbiorczego identyfikatora płatności. Jest to wymóg niezależny od tego, czy płatność dokonywana jest bezpośrednio przez podatnika, czy przez osoby trzecie.
Elementy składowe faktury ustrukturyzowanej
Faktura ustrukturyzowana składa się z trzech głównych kategorii pól:
- Pola obowiązkowe: te, które muszą być zawsze wypełnione,
- Pola opcjonalne: wymagane tylko w niektórych sytuacjach,
- Pola fakultatywne: wypełniane według uznania wystawcy.
Szczegółowe dane na fakturze ustrukturyzowanej
Wśród danych, które można znaleźć na fakturze ustrukturyzowanej, znajdują się:
- Numer rachunku bankowego,
- Oznaczenia specjalne, takie jak GTU czy procedury,
- Typ faktury (zwykła, korekta, zaliczka, rozliczająca zaliczkę, uproszczona),
- Warunki transakcji – m. in. numer i data zamówienia, numer umowy, warunki dostawy (Incoterms), kurs umowny i waluta umowna, kod waluty,
- Wartość akcyzy z cenie,
- Dane dotyczące transportu – m. in. rodzaj transportu, dane przewoźnika, opis ładunku, data i godzina rozpoczęcia i zakończenia transportu
- Dane w zakresie płatności – m. in. informacja, czy dana płatność została uiszczona, data i forma płatności, numer rachunku bankowego, dane faktora, warunki skonta.
Data wystawienia i otrzymania
Data wystawienia faktury ustrukturyzowanej odpowiada dacie jej wysłania do KSeF i ma znaczenie w specyficznych okolicznościach, takich jak awarie systemu czy transakcje offline. Data otrzymania faktury, jeśli jest przesyłana poza system KSeF, to dzień jej faktycznego dostarczenia odbiorcy.
Kluczowe korzyści z wykorzystania faktury ustrukturyzowanej
- Autentyczność i integralność faktury ustrukturyzowanej -jedną z głównych zalet faktury ustrukturyzowanej jest gwarancja jej autentyczności i niezmienności treści, co jest równie ważne jak w przypadku faktur z podpisem kwalifikowanym czy systemu EDI.
- Zmniejszenie obowiązków archiwizacyjnych – dzięki systemowi KSeF, podatnicy są zwolnieni z konieczności przechowywania faktur, o ile okres przedawnienia zobowiązania podatkowego nie przekracza 10 lat. System KSeF zajmuje się przechowywaniem strukturyzowanych dokumentów, co znacząco upraszcza zarządzanie dokumentacją.
- Uproszczenie kontroli podatkowych – faktury ustrukturyzowane nie muszą być prezentowane na żądanie organów podatkowych, co jest wygodne dla podatników i usprawnia procesy kontrolne.
- Rozliczanie faktur korygujących – faktury korygujące są rozliczane zgodnie z datą ich wystawienia lub otrzymania. W przypadku awarii systemu, od 1 lipca 2024 roku, wprowadzone zostaną specjalne procedury rozliczeniowe dla faktur korygujących.
Postępowanie w przypadku awarii systemu KSeF
W sytuacji awarii systemu KSeF, podatnicy mają obowiązek wystawić fakturę ustrukturyzowaną poza systemem i dostarczyć ją odbiorcy, a następnie przesłać dokument do systemu KSeF w ciągu 7 dni. W przypadku awarii ogłoszonych publicznie, nie ma konieczności przesyłania faktur do KSeF. W takich okolicznościach można wystawiać standardowe faktury elektroniczne lub papierowe.
Sankcje za nieprzestrzeganie przepisów
Za naruszenie zasad korzystania z systemu KSeF przewidziane są kary finansowe, które mogą sięgać do 100% kwoty VAT z faktury. Dotyczy to sytuacji, gdy faktura nie zostanie wystawiona przez KSeF. Sankcje obejmują również faktury bez kwoty VAT, jednak błędy w fakturach KSeF, ich brak lub problem z uploadem faktury offline nie podlegają penalizacji.