Minister Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej podjął decyzję o przesunięciu terminu wejścia w życie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który początkowo zapowiadany był na 1 lipca 2024 r. (dla małych i średnich firm zwolnionych z VAT od 1 stycznia 2025 r.). Decyzja ta ma na celu eliminację błędów wykrytych zarówno w kodzie, systemie jego funkcjonalności, jak i wydajności KSeF, a także zapewnienie podatnikom większej ilości czasu na dostosowanie się do nowych zasad fakturowania elektronicznego.
Czym jest system KSeF?
KSeF to platforma do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną, która ma zastąpić dotychczasowe formy dokumentowania transakcji, takie jak faktury papierowe i elektroniczne. Faktury ustrukturyzowane wystawiane w KSeF mają format .xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA (2) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.
KSeF ma być rozwiązaniem korzystnym zarówno dla podatników, jak i dla administracji skarbowej. Dla podatników ma to oznaczać m.in. uproszczenie procesów księgowych, zmniejszenie kosztów i ryzyka błędów, a także szybszy dostęp do informacji o fakturach. W przypadku administracji skarbowej system KSeF ma zapewnić m.in. poprawę jakości danych, lepszą kontrolę nad obrotem towarowym i usługowym, a także ograniczenie oszustw podatkowych.
Jakie są etapy wprowadzania KSeF?
KSeF jest wprowadzany stopniowo, zgodnie z harmonogramem ustalonym przez Ministerstwo Finansów. Pierwszym etapem było przeprowadzenie pilotażu z udziałem wybranych podatników w 2021 r. Następnie, od 1 stycznia 2022 r., KSeF stał się rozwiązaniem dobrowolnym, co oznacza, że podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane w KSeF, ale nie są do tego zobowiązani.
Początkowo planowano, że od 1 lipca 2024 r. KSeF stanie się rozwiązaniem obowiązkowym, co oznacza, że podatnicy będą musieli wystawiać faktury ustrukturyzowane w KSeF, z wyjątkiem sytuacji określonych w ustawie. Jednak Minister Finansów zdecydował o przesunięciu tego terminu.
Przesunięcie terminu wdrożenia obligatoryjnego KSeF
Decyzja o rezygnacji z obowiązkowego KSeF wynika z faktu wykrycia błędów w systemie, takich jak niewystarczająca przepustowość wynikająca z infrastruktury informatycznej (kodu), która rodzi ryzyko niedostatecznie płynnego wystawiania faktur przez firmy. – Nie możemy dopuścić do sytuacji, w której polskie firmy nie mogą wystawiać faktur. Nie możemy dopuścić do paraliżu i bałaganu na kształt Polskiego Ładu – stwierdził Minister finansów, Andrzej Domański.
Biorący udział w konferencji Marcin Łoboda, sekretarz stanu w Ministerstwie Finansów i Szef Krajowej Administracji Skarbowej poinformował również, że zauważone błędy leżą także po stronie zabezpieczeń opisywanego systemu: – Krajowy System e-Faktur powinien – zabezpieczać możliwość działania również podczas błędów czy problemów informatycznych. Przedsiębiorcy muszą mieć komfort prowadzenia działalności gospodarczej i pewność, że wystawione faktury trafią do systemu – wyjaśnia Marcin Łoboda.
Co dalej z obligatoryjnym KSeF?
Choć – jak stwierdził podczas konferencji Minister finansów, Andrzej Domański – aktualny stan przygotowań technicznych do wejścia w życie obligatoryjnego e-fakturowania w Polsce, uniemożliwia bezpieczne wdrożenie systemu KSeF w ustalonym pierwotnie terminie (tj. do dnia 1 lipca 2024 r.), to jednak KSeF jest potrzebny w polskim systemie podatkowym i zostanie on wdrożony tak szybko, jak tylko będzie to możliwe przy jednoczesnym zachowaniu pełnego bezpieczeństwa obrotu gospodarczego w Polsce. Dodatkowo Andrzej Domański zapowiedział również przeprowadzenie zewnętrznego audytu systemu KSeF wraz z wykonanymi do tej pory przygotowaniami do wejścia w życie obowiązkowego KSeF, a także przeprowadzenie kolejnych konsultacji z przedsiębiorcami w zakresie KSeF. Tym samym MF zapewniło, że nie zrezygnowało z wdrożenia obligatoryjnego korzystania z systemu KSeF, a tylko zdecydowało się na przełożenie nadmienionego wdrożenia na późniejszy termin. – Datę (wdrożenia KSeF) podamy na bazie wyników audytu – poinformował Minister Finansów Andrzej Domański.
Konsekwencje dla przedsiębiorców
Co – z punktu widzenia przedsiębiorców – oznacza przesunięcie terminu wdrożenia KSeF? Naturalnie najważniejszą z konsekwencji płynących z podjętej przez Ministerstwo Finansów decyzji, jest brak konieczności dostosowania się do nowych zasad wystawiania i odbierania faktur od 1 lipca 2024 roku. W praktyce jest to równoznaczne z faktem, iż obecnie przedsiębiorcy nadal mogą korzystać z tych samych form dokumentowania sprzedaży, co wcześniej (faktury papierowe lub elektroniczne). Podobnie sprawa ma się z użytkowaniem systemu KSeF tj. przedsiębiorcy posiadający oprogramowanie umożliwiające bezpieczne korzystanie z systemu KSeF, w dalszym ciągu mogą wykorzystywać system KSeF do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Warto zaznaczyć, iż Resort zapewnił, że zmiany, które zostaną wdrożone do KSeF po zakończeniu zapowiadanego audytu będą uwzględniać sytuację przedsiębiorców, którzy nabyli już oprogramowanie do KSeF, a tym samym nie będą wymagać kolejnych nakładów finansowych.