Ewidencja obrotu wyrobami akcyzowymi w formie elektronicznej to elektroniczna ewidencja akcyzowa. Umożliwia ona podatnikom prowadzenie ewidencji dotyczących wyrobów akcyzowych (takich jak alkohol, tytoń, paliwa czy energia elektryczna) w postaci elektronicznej.
Opisywane rozwiązanie ma na celu poprawę nadzoru nad obrotem tymi produktami, zapobieganie oszustwom podatkowym i ułatwienie rozliczeń podatku akcyzowego.
Elektroniczna ewidencja akcyzowa – cel wprowadzenia i początkowe założenia
Elektroniczna ewidencja akcyzowa w formie obligatoryjnej miała – przynajmniej z założenia – zastąpić dotychczasową formę prowadzenia ewidencji akcyzowych w postaci papierowej, która była narażona na błędy, nadużycia i oszustwa. Początkowo MF zakładało, że obowiązek prowadzenia ewidencji akcyzowej w postaci elektronicznej uwzględniać będzie prowadzenie wspomnianej dokumentacji w sposób ciągły i automatyczny, poprzez przesyłanie danych do systemu teleinformatycznego Ministerstwa Finansów. Tym samym rozwiązanie miało umożliwić organom podatkowym bieżący dostęp do informacji o ilości, rodzaju i miejscu magazynowania wyrobów akcyzowych, a także o czynnościach z nimi związanych, takich jak produkcja, import, eksport, wysyłka, odbiór, sprzedaż czy zużycie.
Elektroniczna ewidencja akcyzowa – rozwiązanie obligatoryjne czy fakultatywne?
Elektroniczna ewidencja akcyzowa została wprowadzona ustawą z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz niektórych innych ustaw, która wdrożyła obowiązek prowadzenia ewidencji akcyzowych wyłącznie w formie elektronicznej od 1 stycznia 2023 r. dla podmiotów:
- prowadzących składy podatkowe,
- posiadających status zarejestrowanych wysyłających lub odbiorców,
- nabywających wewnątrzwspólnotowo wyroby akcyzowe
- prowadzących księgi kontroli nad produkcją i obrotem alkoholem etylowym.
Jednakże, ze względu na trudności techniczne i organizacyjne związane z wdrożeniem elektronicznej ewidencji akcyzowej, termin wejścia w życie nadmienionego obowiązku został przesunięty na 1 lutego 2024 r. (na mocy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2022 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie ewidencji i innych dokumentacji dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy).
Ponadto ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw uchyliła (od dnia 1 stycznia 2024 r.) przepis wprowadzający obowiązek prowadzenia ewidencji w formie elektronicznej (art. 138p ustawy o podatku akcyzowym), co oznacza, że podatnicy będą mogli prowadzić ewidencję akcyzową także w postaci papierowej. Jak wskazano w uzasadnieniu do ustawy „Z dniem 1 stycznia 2024 r. będą więc obowiązywać przepisy nowego rozporządzenia ws. ewidencji i dokumentacji w akcyzie umożliwiające prowadzenie jej także w postaci papierowej.”
W związku z tym, podatnicy mają możliwość wyboru formy prowadzenia ewidencji akcyzowej, zgodnie z ich preferencjami i możliwościami. Elektroniczna ewidencja akcyzowa jest jednak korzystnym rozwiązaniem, ponieważ zapewnia szybki i bezpieczny dostęp do danych, ułatwia weryfikację i sprawozdawczość, a także ogranicza koszty i błędy związane z prowadzeniem dokumentacji papierowej.
Elektroniczna ewidencja akcyzowa vs. Ewidencja w formie papierowej – co wybrać?
Zgodnie z obowiązującym stanem prawnym, przedsiębiorcy zobowiązani do prowadzenia ewidencji akcyzowych mają dowolność w wyborze formy prowadzenia wspomnianej dokumentacji. Powstaje zatem pytanie; które z dostępnych rozwiązań jest lepsze?
Postać papierowa
Ewidencja prowadzona w postaci papierowej to rozwiązanie proste i stosunkowo dobrze znane. Nie wymaga ani posiadania dostępu do internetu, ani przechowywania danych w chmurze. Przedsiębiorcy decydujący się na prowadzenie ewidencji w tej formie, nie są także zobowiązani do zakupu oprogramowania umożliwiającego prowadzenie dokumentacji w postaci elektronicznej. Brzmi zachęcająco? Być może, jednak w praktyce postać papierowa posiada sporą ilość wad. Przede wszystkim jest ona zdecydowanie bardziej praco- i czasochłonna, ponieważ wymaga ręcznego wpisywania danych, drukowania, kopiowania i archiwizowania dokumentów. Poza tym ewidencje papierowe są mniej przejrzyste i trudniej dostępne, ponieważ wymagają fizycznego przechowywania i wyszukiwania dokumentów. Postać papierowa jest także bardziej podatna na błędy, pomyłki i nieścisłości, które mogą skutkować nieprawidłowym rozliczeniem podatku akcyzowego.
Postać elektroniczna
Ewidencja prowadzona w formie elektronicznej to zupełnie nowa jakość tworzenia opisywanej dokumentacji. Rozwiązanie jest nie tylko zdecydowanie wygodniejsze, ale również o wiele szybsze (umożliwia automatyczne generowanie, wysyłanie i odbieranie danych i dokumentów). Wykorzystanie stworzonego w tym celu programu stanowi gwarancję dokładności i wiarygodności, ponieważ minimalizuje ryzyko błędów, pomyłek i nieścisłości, a także ułatwia kontrolę i weryfikację danych. Co więcej, rozwiązanie cechuje się wysokim stopniem bezpieczeństwa, gdyż zapewnia lepszą ochronę danych i dostosowuje się do zmieniających się przepisów i standardów.
Elektroniczne ewidencje akcyzowe, a CEWA
11 lipca 2023 r. do Sejmu wpłynął rządowy projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu ograniczenia nieprawidłowości w obrocie niektórymi towarami oraz usprawnienia funkcjonowania Krajowej Administracji Skarbowej, który zakłada m.in. wdrożenie systemu CEWA. Czy CEWA zastąpi obowiązek prowadzenia ewidencji akcyzowych w postaci elektronicznej? Odpowiedź na to oraz inne pytania dotyczące systemu CEWA znajdziesz w II części naszego artykułu.