Digitalizacja dokumentacji pracowniczej to krok w stronę nowoczesnego zarządzania zasobami ludzkimi. Firmy coraz częściej odchodzą od papierowych akt, aby usprawnić organizację, zwiększyć dostępność danych oraz poprawić bezpieczeństwo przechowywanych informacji. To rozwiązanie dające większą wygodę zarówno pracodawcom, jak i pracownikom. Niemniej jego wdrożenie wymaga dostosowania się do określonych regulacji oraz wykorzystania odpowiednich narzędzi technologicznych.
Elektroniczna dokumentacja pracownicza
W praktyce prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej oznacza, że wszystkie dokumenty związane z zatrudnieniem – umowy, wnioski, zaświadczenia czy ewidencja czasu pracy – mogą być przechowywane w cyfrowej formie, zamiast w tradycyjnych segregatorach. Przejście na takie rozwiązanie Jestem w na znaczny z koniecznością wdrożenia konkretnych procedur i systemów, które zapewnią bezpieczeństwo danych oraz ich dostępność przez określony czas. Firmy, które decydują się na cyfryzację dokumentacji, mogą liczyć na oszczędność przestrzeni i czasu, łatwiejszą organizację oraz lepszą kontrolę nad danymi. To także krok w stronę bardziej ekologicznego podejścia do administracji. Jak wspominaliśmy, przejście z tradycyjnych papierowych akt na systemy cyfrowe, wymaga spełnienia określonych wymogów prawnych i organizacyjnych. Jakich konkretnie?
Postać, a forma dokumentu
Różnica między postacią, a formą oświadczenia woli – choć subtelna – jest niezwykle istotna w kontekście prawa.
Postać
Postać odnosi się do nośnika, czyli sposobu fizycznego lub cyfrowego przechowywania oświadczenia woli. Może to być dokument papierowy, plik elektroniczny, wiadomość e-mail czy nawet nagranie audio. Przykładem jest art. 67[26] § 2 Kodeksu pracy, który mówi, że pracownik może potwierdzić zapoznanie się z procedurami w postaci papierowej lub elektronicznej.
Forma
Forma dotyczy natomiast sposobu złożenia oświadczenia woli, czyli tego, jak musi być ono wyrażone, aby było skuteczne prawnie. Może to być forma pisemna, elektroniczna, dokumentowa, notarialna itd. Na przykład art. 75[1] § 1 Kodeksu cywilnego wymaga, aby zbycie przedsiębiorstwa było dokonane w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi.
Mówiąc wprost, postać mówi o tym, gdzie i jak przechowujemy oświadczenie, a forma określa sposób, w jaki musi być ono złożone, aby miało skutki prawne. Można to porównać do różnicy między tym, czy dokument jest na papierze czy w pliku PDF (postać), a tym, czy musi być podpisany ręcznie czy elektronicznie (forma). Niestety, w praktyce orzeczniczej i doktrynie pojęcia te bywają mylone, co prowadzi do nieporozumień przy wdrażaniu cyfrowych rozwiązań w HR.
Możliwości i ograniczenia elektronicznego obiegu dokumentów w HR
Dokumentacja pracownicza w Polsce ewoluuje, a przepisy coraz częściej pozwalają na składanie różnych wniosków w postaci elektronicznej. Wiele aspektów zarządzania kadrami, takich jak wnioski o urlop, pracę zdalną czy świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS), można obecnie prowadzić cyfrowo.
Postacie dokumentacji pracowniczej
Dokumentacja może występować w dwóch postaciach:
- Papierowej, gdzie nośnikiem jest tradycyjny dokument na papierze.
- Elektronicznej, gdzie nośnikiem jest plik cyfrowy (np. PDF, DOC) lub system informatyczny, a nawet aplikacja mobilna.
Kiedy możemy wybrać postać?
W wielu przypadkach decyzja o postaci dokumentu należy do pracownika lub pracodawcy, w zależności od tego, kto jest inicjatorem czynności. Ostatnia nowelizacja Kodeksu pracy dała swobodę wyboru dla większości wniosków, m.in.:
- Wniosków dotyczących pracy zdalnej;
- Wniosków o urlopy związane z rodzicielstwem;
- Wniosków o udzielenie urlopu (z wyjątkiem bezpłatnego);
- Wniosków o zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej;
- Wniosków o elastyczną organizację pracy;
- Wniosków dotyczących ZFŚS.
Elektroniczna postać dokumentacji obejmuje również inne informacje, takie jak:
- Zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentów w wersji papierowej;
- Oświadczenia dotyczące pracy zdalnej;
- Odpowiedzi na wnioski o przewidywalne warunki pracy;
- Informacje o kontroli trzeźwości.
Gdzie wymagana jest forma pisemna?
Istnieją jednak wyjątki, gdzie przepisy wymagają formy pisemnej, co oznacza konieczność zachowania papierowego dokumentu lub użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Obejmuje to m.in.:
- Wnioski dotyczące systemów czasu pracy;
- Wnioski o odpracowanie zwolnienia od pracy;
- Wnioski o czas wolny za nadgodziny;
- Wnioski o urlop bezpłatny.
Forma pisemna w polskim prawie ma kluczowe znaczenie dla skuteczności oświadczeń woli. Zgodnie z Kodeksem cywilnym, aby zachować formę pisemną, konieczne jest złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Jednak przepisy dopuszczają zastąpienie formy pisemnej formą elektroniczną, pod warunkiem użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Forma pisemna w Kodeksie pracy
W Kodeksie pracy pojawia się pojęcie „na piśmie”, co może budzić wątpliwości, czy rzeczywiście chodzi o formę pisemną w rozumieniu Kodeksu cywilnego. Przykładem jest wyrok Sądu Najwyższego z 21 stycznia 2021 r. (III PSKP 2/21), który dotyczył obowiązku spoczywającym na pracodawcy, a dotyczącym zawiadomienia związku zawodowego o zamiarze wypowiedzenia warunków umowy o pracę. Pracodawca zrobił to mailowo, ale SN uznał, że art. 38 § 1 k.p. wymaga formy pisemnej, a jej naruszenie może skutkować sankcjami.
Wnioski pracownicze, a forma pisemna
Niektóre wnioski pracownicze wymagają formy pisemnej, np. wniosek o odebranie nadgodzin w postaci dnia wolnego (art. 151[2] § 1 k.p.). Jednak doktryna wskazuje, że przepis nie przewiduje rygoru nieważności w przypadku niezachowania tej formy. Oznacza to, że nawet wniosek złożony e-mailem lub potwierdzony przez świadków może mieć skutki prawne.
W wyroku z 20 marca 2018 r. (II PK 11/17) SN przyjął, że jeśli pracodawca nie dysponuje pisemnym wnioskiem pracownika, należy uznać, że udzielenie czasu wolnego nastąpiło z inicjatywy pracodawcy. To stanowisko jest krytykowane, ponieważ może prowadzić do nieuznawania wniosków składanych w innej formie, niż pisemna. Prowadzi to zatem do wniosku, że forma pisemna w prawie pracy jest istotna, ale w niektórych przypadkach dopuszcza się jej zastąpienie formą elektroniczną.
Dokumentacja pracownicza
Dokumentacja pracownicza obejmuje akta osobowe oraz dokumentację dotyczącą spraw związanych ze stosunkiem pracy. Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia tych dokumentów w sposób zgodny z przepisami, zapewniając ich poufność, integralność i dostępność.
Akta osobowe
Akta osobowe pracownika składają się z kilku części:
Część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, np. CV, skierowania na badania lekarskie.
Część B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, np. umowa o pracę, zakres obowiązków, potwierdzenie zapoznania się z regulaminem.
Część C – dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy, np. wypowiedzenie umowy, świadectwo pracy.
Część D – dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej, np. kary porządkowe, zawiadomienia o ukaraniu.
Część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości lub środków działających podobnie do alkoholu, jeśli pracodawca wprowadził taką procedurę.
Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
Oprócz akt osobowych pracodawca prowadzi także dokumentację dotyczącą różnych aspektów zatrudnienia, w tym:
- Ewidencję czasu pracy, obejmującą m.in. godziny nadliczbowe i pracę w porze nocnej.
- Dokumenty dotyczące urlopu wypoczynkowego, np. wnioski urlopowe i decyzje pracodawcy.
- Dokumenty dotyczące wypłaconego wynagrodzenia, w tym listy płac i potwierdzenia przelewów.
- Dokumenty dotyczące odzieży i obuwia roboczego, jeśli pracownikowi przysługuje ekwiwalent lub zapewnienie odzieży ochronnej.
Zgodnie ze stanowiskiem MRPiPS z dnia 8 sierpnia 2018 r. na zapytanie poselskie nr 7753: „Nie ma przeszkód prawnych, aby pracodawca prowadził i przechowywał część dokumentacji pracowniczej, np. akta osobowe pracowników, w postaci elektronicznej, a pozostałą dokumentację pracowniczą w postaci papierowej.” Ważne jest natomiast, by dokumentacja była odpowiednio zabezpieczona i archiwizowana. W przypadku digitalizacji dokumentów papierowych wymagane jest wykonanie odwzorowania cyfrowego (skanu) i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną pracodawcy.
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej – kluczowe zasady
W polskim prawie pracy zdecydowana większość wniosków pracowniczych musi być przechowywana przez pracodawcę w aktach osobowych pracownika. Oznacza to, że dokumentacja dotycząca zatrudnienia powinna być archiwizowana w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami.
Postać dokumentacji, a sposób przechowywania
Jeśli dokumentacja pracownicza jest prowadzona w postaci papierowej, wnioski składane elektronicznie należy wydrukować i dołączyć do akt osobowych (por. art. 67[32] k.p.). Warto jednak zauważyć, iż możliwe jest przeniesienie dokumentacji do systemu teleinformatycznego, zarówno w całości, jak i częściowo. Naturalnie dokumentacja przechowywana w postaci elektronicznej musi być odpowiednio zabezpieczona, aby zapewnić jej integralność, poufność i dostępność.
Przepisy nie zawsze przewidują sankcje za niezachowanie formy pisemnej, np. przy wnioskach o urlop bezpłatny czy odbiór nadgodzin. Orzecznictwo Sądu Najwyższego wskazuje jednak, że niedochowanie formy pisemnej może skutkować naruszeniem przepisów, choć nie zawsze prowadzi to do nieważności czynności. W praktyce coraz częściej akceptowane są wnioski składane e-mailem lub przez systemy elektroniczne, zwłaszcza jeśli system zapewnia archiwizację i identyfikację osoby składającej wniosek.
System e-Umów – nadchodzące zmiany legislacyjne w prawie pracy
Trwają prace nad ustawą dotyczącą systemu teleinformatycznego do obsługi niektórych umów, czyli tzw. e-umów. Nowe przepisy mają na celu umożliwienie zawierania i rozwiązywania umów o pracę oraz umów cywilnoprawnych w pełni elektronicznie, bez konieczności używania papierowych dokumentów. To kolejny krok w stronę pełnej cyfryzacji procesów kadrowych i uproszczenia formalności dla pracodawców oraz pracowników.
W jaki sposób będzie działał system e-Umów?
Zgodnie z założeniami, system e-Umów będzie się charakteryzował następującymi funkcjonalnościami:
- Podpis elektroniczny – umowy będą zawierane i rozwiązywane przy użyciu podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego, co zapewni ich pełną moc prawną.
- Dostępność dla przedsiębiorców – system ma być dostępny dla wszystkich pracodawców, niezależnie od wielkości firmy.
- Centralizacja dokumentacji – e-Umowy będą przechowywane w systemie, co pozwoli na łatwiejsze zarządzanie dokumentacją pracowniczą.
- Integracja z urzędami – system ma umożliwiać automatyczne przekazywanie danych do ZUS i Urzędu Skarbowego, co uprości obowiązki administracyjne pracodawców.
System e-Umów ma być bezpłatny dla wszystkich pracodawców i pracowników, a jego wdrożenie planowane jest najpóźniej do stycznia 2026 r.. To duża zmiana, która może znacząco wpłynąć na sposób zawierania umów w Polsce.