dlafirmy.info

Hogart KSeF – kompleksowe oprogramowanie dla firm

Hogart KSeF to rozwiązanie zaprojektowane z myślą o firmach potrzebujących skutecznego sposobu na integrację z Krajowym Systemem eFaktur (KSeF). Jego głównym celem jest eliminacja manualnych procesów związanych z fakturowaniem i uproszczenie zadań związanych z weryfikacją oraz przesyłaniem dokumentów. Czym jest sam KSeF i w jaki sposób działa program Hogart KSeF (https://hba.hogart.com.pl/hogart-ksef/)?

Czym jest Krajowy System eFaktur (KSeF)?

KSeF to rozwiązanie wprowadzone przez Ministerstwo Finansów, które stanowi istotny krok w stronę cyfryzacji dokumentów finansowych w Polsce. System działa jako centralna platforma, do której firmy mogą przesyłać swoje faktury w ujednoliconym, strukturyzowanym formacie.

Najistotniejsze funkcje systemu KSeF:

  1. Unikalne identyfikatory – każda faktura przesyłana przez system otrzymuje unikalny numer, co ułatwia jej identyfikację.
  2. Powiadomienia o statusie dokumentu – użytkownicy są na bieżąco informowani o zaakceptowaniu, odrzuceniu lub ewentualnych błędach w fakturach.
  3. Długoterminowe przechowywanie – faktury są archiwizowane w bezpieczny sposób, zgodnie z wymogami prawnymi.
  4. Analiza poprawności – KSeF sprawdza dokumenty pod kątem zgodności z przepisami, minimalizując ryzyko pomyłek.

Faktury ustrukturyzowane – nowy standard

Faktura ustrukturyzowana to dokument o określonej strukturze, przesyłany za pośrednictwem KSeF. Stanowi alternatywę dla tradycyjnych faktur papierowych i elektronicznych. Faktury ustrukturyzowane cechuje standaryzowany format, który pozwala na automatyczne przetwarzanie faktur, bezpieczny sposób przechowywania i efektywniejszy (w porównaniu do faktur papierowych i klasycznych elektronicznych) proces przesyłania i odbierania.

Hogart KSeF – główne funkcje

  1. Przesyłanie faktur sprzedażowych – system automatycznie konwertuje faktury do formatu zgodnego z KSeF, a także informuje użytkownika o statusie przesyłki (czy faktura została przyjęta, czy też wymaga poprawy).
  2. Import faktur zakupowych – program pobiera faktury zakupowe z systemu KSeF, co ułatwia ich rozliczanie w systemach księgowych firmy.
  3. Obsługa błędów – w przypadku problemów z fakturą, użytkownik otrzymuje szczegółową informację o rodzaju błędu oraz możliwości jego poprawy.
  4. Moduł administracyjny – umożliwia dostęp do zaawansowanych funkcji administracyjnych takich jak m.in.: zarządzanie raportami, konfiguracją, powiadomieniami, ustawieniami dotyczącymi integracji z KSeF czy zarządzanie procesami fakturowania.
  5. Obsługa tokenów – tokeny są generowane dla poszczególnych użytkowników, umożliwiając podpisywanie dokumentów. Istnieje możliwość współdzielenia tokenów w celu ułatwienia pracy zespołowej.

Samą pracę z aplikacją Hogart KSeF można – w bardzo dużym skrócie – sprowadzić do zaledwie 4 kroków:

  1. Logowanie – użytkownik loguje się za pomocą hasła lub logowania domenowego (aplikacja wymaga silnych haseł dla zwiększonego bezpieczeństwa).
  2. Wybór podmiotu – użytkownik wybiera podmiot, przy czym osoby posiadające dostęp do wielu podmiotów mogą przełączać się między nimi w trakcie pracy.
  3. Korzystanie z funkcji – wszystkie dostępne funkcje znajdują się w menu bocznym – od przesyłania faktur po administrację systemem.
  4. Zakończenie pracy – sesję można zakończyć klikając przycisk „zamknij” lub używając kombinacji klawiszy Alt + F4.

Zarządzanie uprawnieniami w KSeF

Zarządzanie uprawnieniami w Krajowym Systemie eFaktur (KSeF) pozwala na precyzyjną kontrolę dostępu i ról użytkowników. Może być realizowane z poziomu aplikacji Hogart KSeF lub bezpośrednio w środowisku KSeF dostarczonym przez Ministerstwo Finansów. Środowisko to występuje w trzech wersjach:

  • Produkcyjna – do obsługi rzeczywistych faktur.
  • Testowa – do weryfikacji funkcjonalności.
  • Demonstracyjna – do celów szkoleniowych i demonstracyjnych.

Jeśli użytkownik próbuje uzyskać dostęp bez posiadania niezbędnych uprawnień (np. tokena), aplikacja powiadomi go o ograniczeniach, pozwalając szybko zidentyfikować problem.

Logowanie do KSeF

Logowanie do KSeF można przeprowadzić na dwa główne sposoby:

  1. Za pomocą certyfikatu – wymaga to podpisu kwalifikowanego, który należy zarejestrować w systemie Windows. Logowanie odbywa się poprzez wybranie certyfikatu w odpowiednim środowisku aplikacji.
  2. Za pomocą tokena – użytkownik wybiera z listy dostępny token i potwierdza operację. Token umożliwia wysyłanie i odbieranie dokumentów oraz zarządzanie uprawnieniami.

Oba sposoby logowania zapewniają bezpieczeństwo i zgodność z obowiązującymi standardami.

Generowanie tokenów i nadawanie uprawnień

Tokeny umożliwiają wysyłanie i odbieranie faktur oraz przypisywanie ról użytkownikom. Wygenerowanie tokena wymaga uprzedniego zalogowania się do środowiska KSeF za pomocą certyfikatu. Następnie należy wybrać opcję „Wygeneruj token” w sekcji Zarządzanie uprawnieniami. Teraz można już swobodnie zdefiniować role przypisane do tokena (zostaną one automatycznie zapisanie w bazie). Daje to możliwość natychmiastowego korzystania z tokena.

Intuicyjne nadawanie uprawnień

Administrator może przypisywać role do użytkowników na podstawie identyfikatorów takich jak PESEL. System automatycznie przesyła te dane do środowiska KSeF, co znacząco upraszcza proces i pozwala na szybkie rozpoczęcie pracy.

Moduł administracyjny w Hogart KSeF

Hogart KSeF oferuje zaawansowane funkcje administracyjne, dostępne w menu „Administracja – System Organizacja”. Moduł ten składa się z kilku kluczowych sekcji:

Zarządzanie podmiotami

  • Umożliwia definiowanie jednostek organizacyjnych, które korzystają z funkcji KSeF.
  • Ułatwia obsługę wielu podmiotów w ramach jednej aplikacji, co jest szczególnie istotne dla dużych firm.

Definiowanie użytkowników

  • Pozwala przypisywać osoby do określonych jednostek.
  • Ułatwia kontrolę nad procesami w organizacji i podział obowiązków między użytkowników.

Role użytkowników

  • Każdy użytkownik może mieć przypisane role definiujące jego dostęp i zakres działań w systemie.
  • System elastycznie dopasowuje się do potrzeb małych zespołów i dużych organizacji.

Menu „Raporty/powiadomienia”

Sekcja ta usprawnia zarządzanie komunikacją i powiadomieniami systemowymi. W ramach modułu dostępne są następujące sekcje:

  • Skrzynka nadawcza – pozwala skonfigurować wiele kont e-mail, przypisanych do różnych podmiotów, by wysyłać raporty, powiadomienia i faktury, usprawniając przepływ informacji.
  • Szablony wiadomości – umożliwia tworzenie i edycję szablonów e-maili (np. do klientów), które mogą być dostosowane do potrzeb organizacji.
  • Raporty użytkowników – daje możliwość dodawania i korzystania z raportów przygotowanych podczas wdrożenia, dostosowanych do konkretnych potrzeb.
  • Konfiguracja notyfikacji – zarządza automatycznymi powiadomieniami e-mail wysyłanymi według harmonogramu, informując użytkowników o ważnych zdarzeniach w systemie.

Hogart KSeFcio – dedykowane rozwiązanie dla małych firm

Hogart KSeFcio to jednostanowiskowy program stworzony z myślą o małych przedsiębiorstwach, które potrzebują prostego narzędzia do wysyłania faktur do Krajowego Systemu eFaktur (KSeF). Rozwiązanie sprawdzi się również w przypadku firm korzystających z ręcznego wystawiania faktur lub starszego oprogramowania księgowego, które nie obsługuje integracji z KSeF.

Elastyczność i skalowalność

Wraz z rozwojem firmy Hogart KSeFcio może być rozszerzony do pełnej wersji Hogart KSeF (która oferuje zaawansowaną, zautomatyzowaną współpracę z różnymi systemami ERP). Dzięki temu program „rośnie” wraz z potrzebami przedsiębiorstwa.

Prosta instalacja i konfiguracja

Instalacja

Po zakupie programu użytkownik otrzymuje plik instalacyjny. Proces instalacji jest intuicyjny i wspierany przez menadżera konfiguracji. Aplikacja oferuje pomocne wskazówki i filmy instruktażowe, dzięki czemu każdy, niezależnie od poziomu zaawansowania, poradzi sobie z instalacją.

Konfiguracja

Wprowadzenie podstawowych danych, takich jak informacje o firmie, lokalizacja plików i adresy e-mail do powiadomień, odbywa się w łatwym do zrozumienia procesie. Wszystkie ustawienia są przygotowane w sposób czytelny, z myślą o prostocie użytkowania.

Przygotowanie i wysyłka danych

Przygotowanie

Dane mogą być eksportowane z istniejącego oprogramowania księgowego lub przygotowane ręcznie w formatach Excel albo XML. Użytkownik umieszcza dane w katalogu transferowym wskazanym podczas konfiguracji.

Wysyłka

Program KSeFcio automatycznie:

  • Weryfikuje dane.
  • Przesyła je do systemu KSeF.
  • Generuje raport o statusie działań.

Raporty są przesyłane na e-mail użytkownika, co zapewnia pełną kontrolę i przejrzystość procesu.

Archiwizacja faktur

Hogart KSeFcio umożliwia łatwe przechowywanie i archiwizowanie dokumentów. Wszystkie wysłane i odebrane faktury są automatycznie zapisywane w archiwum. Tworzenie kopii zapasowych w formacie MS Excel zabezpiecza przed utratą danych. Użytkownik może przeglądać i organizować dokumenty z poziomu aplikacji, co usprawnia codzienną pracę.

Dla kogo stworzono Hogart KSeFcio?

Hogart KseFcio to rozwiązanie zaprojektowane z myślą o potrzebach:

  • Małych przedsiębiorstw – program jest idealny dla firm, które potrzebują prostego i skutecznego narzędzia do wysyłania faktur.
  • Mniej zaawansowanych technicznie użytkowników – dzięki intuicyjnej obsłudze, wsparciu technicznemu oraz szczegółowym instrukcjom, KSeFcio jest przyjazny dla osób nie posiadających zaawansowanej wiedzy technicznej.

Więcej informacji o programie Hogart KseFcio znajdziesz na stronie https://hba.hogart.com.pl/hogart-ksef-lite/. Zapraszamy również na nasz kanał YouTube (https://www.youtube.com/@Prawo_Podatki_IT), na którym publikowane są użyteczne tutoriale, webinaria tematyczne i materiały o biznesie, księgowości oraz wdrażaniu systemów ERP.