Jesteś zobligowany do sporządzania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej? Szukasz wygodnego, a zarazem prostego sposobu umożliwiającego szybkie wywiązanie się z nadmienionego obowiązku? Jeśli tak, to koniecznie zapoznaj się z programem eSprawozdania firmy Hogart.
Czym są e-Sprawozdania i kto musi je sporządzać?
Od 2019 roku w Polsce istnieje obowiązek raportowania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej (zwanych e-sprawozdaniami) do Ministerstwa Finansów. Obowiązek ten dotyczy dwóch głównych grup podmiotów. Mowa o:
- Jednostkach wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS)
Obejmuje to wszystkie firmy i organizacje, które są wpisane do KRS, ale które nie sporządzają swoich sprawozdań finansowych zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSR). Oznacza to, że wspomniane podmioty muszą sporządzać i przesyłać swoje sprawozdania w formacie określonym przez MF.
- Podatników podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzących księgi rachunkowe
Dotyczy to osób fizycznych, które prowadzą działalność gospodarczą i są zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości. Oni również muszą sporządzać swoje sprawozdania finansowe w formacie elektronicznym i przesyłać je do MF.
E-sprawozdania muszą być sporządzone w określonej strukturze logicznej oraz formacie, które są udostępnione w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Proces ten został wprowadzony w celu ułatwienia i usprawnienia raportowania finansowego oraz zwiększenia transparentności i kontroli nad danymi finansowymi. Aby uprościć i zautomatyzować proces generowania i przesyłania sprawozdań finansowych, warto wyposażyć się w program stworzony właśnie do tego celu. Jaki konkretnie? Naturalnie Hogart eSprawozdania.
Hogart eSprawozdania – informacje ogólne
Program Hogart eSprawozdania to zaawansowane rozwiązanie umożliwiające tworzenie e-Sprawozdań finansowych. Jak z niego korzystać? Użytkownik ma trzy opcje rozpoczęcia nowego sprawozdania: może stworzyć nowy, pusty formularz, skorzystać z kopii innego sprawozdania zapisanego w programie lub wczytać kopię e-Sprawozdania w formacie XML. Narzędzie pozwala także na ręczne wpisywanie danych, wczytywanie ich z arkuszy Excel oraz dodawanie załączników, takich jak polityka rachunkowości czy dodatkowe informacje w formacie PDF.
Kompletne sprawozdanie można podpisać elektronicznie za pomocą kwalifikowanych podpisów, wyeksportować jako plik XML lub PDF, a także wydrukować. Program wspiera tworzenie e-Sprawozdań dla wielu podmiotów. Zakres dostępnych funkcji zależy od posiadanej licencji, która określa liczbę aktywnych podmiotów i użytkowników, mogących korzytsać z narzędzia. Warto dodać, że moduł administracyjny pozwala na parametryzację programu, definiowanie podmiotów i użytkowników oraz przydzielanie ról.
Co istotne to fakt, że program Hogart eSprawozdania zapewnia pełną obsługę wszystkich rodzajów e-sprawozdań finansowych, jednostkowych i skonsolidowanych, w najnowszym schemacie:
- Jednostka mikro
- Jednostka mała
- Jednostka inna
- Bank
- Dom maklerski
- Zakład ubezpieczeń i asekuracji
- Jednostka OP
- Mała jednostka SKOK
- SKOK
Jak korzystać z Hogart eSprawozdania?
Tworzenie sprawzdania
Aby zacząć, otwórz program i wybierz część „Robocze” z menu „Sprawozdania”. Nowe sprawozdanie finansowe można utworzyć na kilka sposobów. Po pierwsze, można dodać nowe puste sprawozdanie i wypełnić je ręcznie. Dane w formie tabel, takie jak bilans czy rachunek wyników, można przygotować w arkuszach Excel i wczytać je do programu. Elementy opisowe, jak dodatkowe informacje czy polityka rachunkowości, mogą być dołączone jako pliki PDF.
Alternatywnie, można skopiować jedno ze sprawozdań zapisanych już w programie. W nowo utworzonej kopii zmienia się dane dotyczące okresu, na który sporządzono sprawozdanie, i aktualizuje pozostałe informacje oraz załączniki. Dodatkowo, można utworzyć nowe puste sprawozdanie i zaimportować do niego dane z pliku XML przygotowanego w innym programie. Po wczytaniu pliku XML, jeśli to konieczne, należy przekonwertować sprawozdanie do nowej struktury, a następnie zaktualizować dane podobnie jak w przypadku kopiowania sprawozdania finansowego.
Wprowadzanie danych
Kompletując dane w sprawozdaniu, można je wprowadzać ręcznie lub korzystać z narzędzi importu, dodawania załączników oraz przenoszenia kwot do roku poprzedniego. W miarę postępu prac należy przesuwać poszczególne sekcje sprawozdania z etapu „Do zrobienia” do „W przygotowaniu” i kolejno do „Zrobione”. Następnie, sprawdza się poprawność sprawozdania pod względem zgodności ze schematem i, w razie potrzeby, dokonuje korekt.
Generowanie e-sprawozdania
Po skompletowaniu i sprawdzeniu sprawozdania, przenosi się je do etapu „Przygotowane”. Jeśli to konieczne, można cofnąć sprawozdanie do etapu „Robocze” i wprowadzić niezbędne poprawki. Następnie, przenosi się sprawozdanie do etapu „Archiwum”, generując jednocześnie plik XML. W „Archiwum” można dodać podpisy elektroniczne, zarówno pierwszy podpis, kolejne podpisy, jak i podpis kontrasygnowany. Po dodaniu podpisów, generuje się kompletne podpisane elektronicznie e-Sprawozdanie, gotowe do przekazania odpowiedniemu sądowi rejestrowemu lub urzędowi. Na koniec, po wysłaniu e-sprawozdania do odpowiedniej instytucji lub po otrzymaniu potwierdzenia odbioru, można przenieść sprawozdanie do etapu „Zakończone”.
Weryfikacja sprawozdania w Hogart eSprawozdania
Jak wspominaliśmy, po zakończeniu etapu wprowadzania danych należy zweryfikować sprawozdanie pod kątem zgodności ze schematem XSD. Schemat XSD określa strukturę logiczną i format pliku e-Sprawozdania, w tym cechy każdej z danych w sprawozdaniu, takie jak minimalna lub maksymalna ilość znaków, format daty, liczbowy lub tekstowy, wymagalność wprowadzenia wartości, dopuszczalny zakres wartości itp. Warunkiem przyjęcia e-Sprawozdania przez właściwy sąd rejestrowy lub urząd jest zgodność z odpowiednim schematem XSD. Dlatego weryfikacja sprawozdania pod kątem zgodności ze schematem XSD jest kluczowym etapem przygotowywania dokumentów.
Skąd pobrać schematy XSD?
Schematy XSD dla poszczególnych rodzajów e-Sprawozdań publikowane są w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów. Warto regularnie sprawdzać tam nowe wersje schematów, aby być na bieżąco z wymaganiami.
Narzędzie do weryfikacji poprawności technicznej
Program Hogart eSprawozdania posiada narzędzie do weryfikacji poprawności technicznej sprawozdania, czyli zgodności z właściwym schematem XSD. Polecenie to jest dostępne w części „Robocze” programu.
Aby zweryfikować sprawozdanie:
- Otwórz program Hogart eSprawozdania.
- Przejdź do zakładki „Robocze”.
- Zaznacz właściwy kafelek sprawozdania.
- Kliknij przycisk [Sprawdź poprawność].
- Program rozpocznie proces weryfikacji sprawozdania pod kątem zgodności ze schematem XSD.
- Po zakończeniu weryfikacji otrzymasz informację o ewentualnych błędach, które należy poprawić.
Weryfikacja sprawozdania pod kątem zgodności ze schematem XSD jest nieodzownym etapem przygotowywania e-Sprawozdań. Dzięki narzędziom dostępnym w programie Hogart eSprawozdania proces ten jest szybki i prosty, co pozwala uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek przy składaniu dokumentów do sądu rejestrowego lub urzędu.
Podpisywanie e-sprawozdań w programie Hogart eSprawozdania
- Weryfikacja sprawozdania
Upewnij się, że sprawozdanie jest skompletowane i zweryfikowane jako poprawne zgodnie z procedurą 3.4.3 Weryfikacja Sprawozdania. W części „Robocze” wskaż właściwe sprawozdanie i kliknij przycisk [Akceptuj]. Polecenie to przeniesie wskazane sprawozdanie do części „Przygotowane”. Jeśli sprawozdanie nie może być zweryfikowane jako poprawne, nie zostanie ono zaakceptowane.
- Generowanie e-Sprawozdania
Tylko z zaakceptowanego sprawozdania można wygenerować e-Sprawozdanie podpisane elektronicznie. Za każdym razem, gdy składany jest podpis elektroniczny, generowany jest nowy plik XML e-Sprawozdania zawierający nowy podpis oraz podpisy złożone uprzednio.
- Przygotowanie do Podpisu Elektronicznego
Przed rozpoczęciem procedury włóż kartę kryptograficzną do podłączonego czytnika.
- Dodawanie Podpisu Elektronicznego
Wybierz jedno z poniższych poleceń:
– [Podpisz i przenieś do archiwum] w oknie „Przygotowane”
– [Dodaj pierwszy podpis] w oknie „Archiwum”
– [Dodaj kolejny podpis] w oknie „Archiwum”
– [Dodaj podpis kontrasygnowany] w oknie „Archiwum”
- Zapisywanie Pliku XML
Pojawi się okno wyszukiwarki Windows. Wskaż nazwę oraz miejsce docelowe, w którym zostanie zapisany plik XML e-Sprawozdania, następnie kliknij przycisk [Zapisz].
- Wybór Certyfikatu
Program otworzy okno wyboru certyfikatu. Jeśli wskazany certyfikat nie jest właściwy, kliknij w link „Więcej opcji” i wybierz właściwy certyfikat. Po zatwierdzeniu wyboru przyciskiem [OK] pojawi się okno, w którym należy wpisać PIN do karty.
- Generowanie Podpisanego e-Sprawozdania
Wpisz PIN i zatwierdź przyciskiem [OK]. Program wygeneruje plik XML e-Sprawozdania z dołączonym podpisem elektronicznym. Wykonanie polecenia zostanie potwierdzone stosownym komunikatem. I gptowe! Twoje e-sprawozdanie zostało ju opatrzone wymaganym podpisem.
Podmioty i użytkownicy
Podmioty
Podmiotem jest jednostka organizacyjna, czyli firma, zobowiązana do składania sprawozdań finansowych. Sprawozdania są przygotowywane w ramach podmiotu, a program umożliwia pracę z jednym lub wieloma podmiotami.
Administrator może dodawać podmioty oraz modyfikować ich dane. Podmiot można usunąć wyłącznie wtedy, gdy nie ma w bazie danych żadnych wpisów powiązanych z podmiotem. W przeciwnym wypadku, jeśli dany podmiot ma nie być już dostępny, można zmienić jego status na nieaktywny.
Użytkownicy
Z programu Hogart eSprawozdania może korzystać wielu użytkowników. Maksymalna liczba aktywnych użytkowników programu jest określona przez warunki licencji. Każdy użytkownik musi być zarejestrowany na liście użytkowników, w module administracyjnym programu.
Użytkownik może mieć dostęp do jednego lub wielu podmiotów. Każdemu użytkownikowi można przypisać jedną lub kilka ról w programie Hogart eSprawozdania, co rozumiane jest jako uprawnienia do określonego zakresu prac.
Role użytkowników
W zależności od przypisanej roli, użytkownik ma dostęp do konkretnej funkcjonalności w programie. Dostępne są następujące role:
- **REPAdministrator** – administrator programu;
- **REPViewer** – przeglądanie sprawozdań;
- **REPEditor** – tworzenie, modyfikacja, usuwanie sprawozdań;
- **REPSigner** – podpisywanie sprawozdań podpisem elektronicznym.
W trakcie rozwoju aplikacji role i ich podział mogą ulegać modyfikacjom, w miarę zgłaszanych potrzeb wynikających z praktyki używania aplikacji.
Hogart Asystent eSprawozdań
Warto dodać, że z myślą o potrzebach małych przedsiębiorstw firma Hogart stworzyła program Asystent eSprawozdań.
Różnice w stosunku do wersji pełnej, to:
- wersja jednostanowiskowa
- ograniczona ilość wersji e-sprawozdań
- brak serwera baz danych
- brak możliwości interfejsowania do systemu ERP
Dlaczego warto sięgnąć po Hogart eSprawozdania?
Hogart eSprawozdania to nowoczesne narzędzie wspomagające zarządzanie i składanie sprawozdań finansowych. Zostało ono zaprojektowane z myślą o intuicyjnej obsłudze i efektywności pracy. Dzięki przejrzystemu interfejsowi użytkownik może łatwo nawigować między różnymi funkcjami, co przyspiesza proces przygotowywania i składania sprawozdań finansowych. A to wyłącznie jedna z wielu zalet opisywanego narzędzia. Poza tym Hogart eSprawozdania:
- Umożliwia pracę z jednym lub wieloma podmiotami w ramach jednej aplikacji.
- Zawiera zaawansowane narzędzia do weryfikacji poprawności technicznej sprawozdań finansowych. Dzięki temu użytkownicy mogą upewnić się, że ich sprawozdania są zgodne z odpowiednimi schematami XSD, co jest warunkiem przyjęcia przez właściwe organy.
- Automatyzuje proces weryfikacji sprawozdań, co znacząco oszczędza czas i redukuje ryzyko błędów. Wystarczy jedno kliknięcie, aby program przeprowadził kompleksową weryfikację zgodności sprawozdania z wymaganiami technicznymi.
- Jest skalowalny i elastyczny, co pozwala na dostosowanie go do potrzeb różnych organizacji. Możliwość przypisywania użytkownikom różnych ról i uprawnień sprawia, że każdy użytkownik ma dostęp do funkcji zgodnych z jego zakresem obowiązków.
- Dzięki możliwości przydzielania ról, każdy użytkownik ma dostęp do odpowiednich narzędzi i funkcji, co pozwala na efektywne zarządzanie procesem przygotowywania sprawozdań.
- Zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa danych oraz zgodność z obowiązującymi regulacjami prawnymi. Dzięki regularnym aktualizacjom program jest zawsze dostosowany do najnowszych wymagań prawnych i technologicznych.
Praca z programem Hogart eSprawozdania przynosi liczne korzyści, takie jak znaczna oszczędność czasu, zwiększona efektywność, elastyczność i bezpieczeństwo. To nowoczesne rozwiązanie, które wspiera organizacje w zarządzaniu sprawozdaniami finansowymi i zapewnia zgodność z wymaganiami prawnymi.