Elektroniczna ewidencja akcyzowa (tzw. e-ewidencja akcyzowa) to rozwiązanie opracowane i stworzone w celu elektronicznego ewidencjonowania informacji dotyczących wyrobów akcyzowych oraz powiązanych z takowymi zdarzeń gospodarczych, w tym głównie ustalania informacji dotyczących ilości, typu czy też miejsca magazynowania produktów akcyzowych.
Celem wprowadzenia ewidencji akcyzowej w postaci elektronicznej jest m.in. lepsza kontrola podmiotów prowadzących działalność w zakresie akcyzy, poprawa jakości danych przekazywanych do organów podatkowych, a także zwiększenie bezpieczeństwa obrotu wyrobami akcyzowymi. Nowe przepisy mają również na celu dostosowanie polskiego prawa do unijnych regulacji dotyczących systemu monitorowania ruchu wyrobów akcyzowych (tzw. EMCS).
Obowiązek prowadzenia ewidencji akcyzowej dotyczy wszystkich podmiotów, które wykonują czynności związane z produkcją, przetwarzaniem, magazynowaniem, odbiorem, wywozem, wwozem, przemieszczaniem lub dostawą wyrobów akcyzowych. Dotyczy to zarówno dużych, jak i małych firm, które muszą spełnić określone wymagania techniczne i organizacyjne, aby móc prawidłowo prowadzić ewidencję akcyzową.
Jak wybrać odpowiedni program do e-ewidencji akcyzowej?
Wdrożenie ewidencji w postaci elektronicznej może stanowić duże wyzwanie dla firm. Mowa zwłaszcza o podmiotach, które dotychczas prowadziły ewidencję w formie papierowej lub nie dysponują odpowiednim oprogramowaniem. Aby ułatwić sobie przejście na e-ewidencję akcyzową, warto wyposażyć się w program, który pomoże w automatyzacji i usprawnieniu procesów związanych z ewidencjonowaniem wyrobów akcyzowych. Czym kierować się podczas wyboru odpowiedniej aplikacji?
Wybierając program do e-ewidencji akcyzowej warto kierować się kilkoma kryteriami, takimi jak:
- Zgodność z prawem – program do e-ewidencji akcyzowej powinien spełniać wymogi Rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 30 lipca 2021 r. w sprawie ewidencji i innej dokumentacji dotyczącej wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy. Program powinien być również na bieżąco aktualizowany i dostosowywany do zmian w przepisach podatkowych.
- Funkcjonalność – aplikacja do e-ewidencji akcyzowej powinna oferować wszystkie funkcje, które są potrzebne do prawidłowego i sprawnego prowadzenia dokumentacji akcyzowej. Ale uwaga; nie warto inwestować w narzędzie wyposażone w funkcje, z których nie będziemy korzystać. Ważne zatem, aby program był dostosowany do wielkości przedsiębiorstwa. Tyczy się to zwłaszcza małych i średnich przedsiębiorców.
- Bezpieczeństwo – program do e-ewidencji akcyzowej powinien zapewniać wysoki poziom bezpieczeństwa danych, które są poufne i podlegają ochronie. Niektóre z elementów, które świadczą o bezpieczeństwie, to szyfrowanie połączenia SSL, autoryzacja użytkowników, kopie zapasowe, certyfikaty bezpieczeństwa, itp.
- Łatwość obsługi – narzędzie powinno być proste i intuicyjne w użyciu, nawet dla osób niezaznajomionych z podatkiem akcyzowym. Niektóre z cech, które ułatwiają obsługę, to: przyjazny interfejs użytkownika, podpowiedzi i instrukcje, pomoc techniczna, możliwość dostosowania ustawień, itp.
- Program do e-ewidencji akcyzowej powinien być dostępny w przystępnej cenie, adekwatnej do jakości i zakresu usług.
Jednym z godnych polecenia programów do e-ewidencji, stworzonym z myślą o potrzebach małych i średnich przedsiębiorstw jest Hogart Ewidencik.
Hogart Ewidencik – idealny dla małych i średnich firm
Hogart Ewidencik to rozwiązanie służące do prowadzenia ewidencji akcyzowych w formie elektronicznej. Program dedykowany jest potrzebom małych i średnich podmiotów (wersja jednostanowiskowa) i stanowi uproszczoną wersją programu Hogart eEwidencja.
W odróżnieniu od wersji eEwidencja, Ewidencik:
- ma mniejsze wymagania sprzętowe;
- został opracowany z myślą o samodzielnej instalacji i konfiguracji;
- jest wersją jednostanowiskową (brak serwera baz danych);
- umożliwia obsługę wybranych ewidencji.
Ewidencje dostępne w programie Hogart Ewidencik:
- Ewidencję ilościową energii elektrycznej,
- Ewidencję wyrobów gazowych (sprzedaż, użytkowanie),
- Ewidencję olei i preparatów smarowych,
- Ewidencję wyrobów węglowych,
- Ewidencję wyrobów nabywanych wewnątrzwspólnotowo,
- Ewidencję wyrobów akcyzowych wysłanych z zastosowaniem procedury zawieszenia poboru akcyzy,
- Ewidencję dokumentów handlowych (nabycie i dostawa wewnątrzwspólnotowa),
- Ewidencję wyrobów akcyzowych zwolnionych od podatku akcyzowego ze względu na ich przeznaczenie,
- Spis wyrobów oznaczonych powtórnie znakami akcyzy.
Dostępne są następujące słowniki produktów wraz z kodami CN:
- Wyroby gazowe
- Wyroby węglowe
- Oleje i preparaty smarowe
Nie jesteś pewny, czy Ewidencik sprawdzi się w przypadku twojej firmy? W takim razie pobierz wersję demo (dostępna na stronie producenta: https://hba.hogart.com.pl/ewidencik/).
E-ewidencja akcyzowa to rozwiązanie, które wiąże się z wieloma korzyściami, ale także z pewnymi wyzwaniami. Aby sprostać tym wyzwaniom, warto skorzystać z profesjonalnego rozwiązania stworzonego dla małych i średnich firm, takiego jak program Hogart Ewidencik.