Od 1 stycznia 2025 roku w Polsce wejdą w życie nowe przepisy dotyczące cyfryzacji dokumentacji księgowej w podatku CIT. Zmiany te mają na celu usprawnienie i unowocześnienie procesów księgowych, a także zwiększenie transparentności i efektywności administracji podatkowej.
Podatek CIT i jego rola w polskim systemie podatkowym
Podatek dochodowy od osób prawnych, znany jako CIT (Corporate Income Tax), jest jednym z kluczowych elementów systemu podatkowego w Polsce. Jego historia sięga końca lat 80. XX wieku, kiedy to Polska przechodziła transformację gospodarczą.
Podatek CIT został wprowadzony w Polsce ustawą z dnia 31 stycznia 1989 roku. Był to czas, kiedy Polska zaczynała przechodzić z gospodarki centralnie planowanej do gospodarki rynkowej. Wprowadzenie podatku CIT miało na celu dostosowanie polskiego systemu podatkowego do standardów międzynarodowych oraz zapewnienie stabilnych dochodów budżetowych w nowej rzeczywistości gospodarczej.
Podatek CIT w Polsce jest dynamicznie zmieniającym się elementem systemu podatkowego, który dostosowuje się do potrzeb gospodarki oraz wyzwań międzynarodowych. Tym samym w ciągu ostatnich dekad podatek CIT w Polsce przeszedł wiele zmian. Najnowsze z nich dotyczą procesu cyfryzacji dokumentacji księgowej.
Nowe obowiązki dla przedsiębiorców
Zgodnie z nowymi przepisami, przedsiębiorcy będą zobowiązani do prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu programów komputerowych. Księgi te będą musiały być przekazywane do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w formie plików elektronicznych, zgodnych z określoną strukturą logiczną.
Kogo obejmą nowe przepisy?
W pierwszej kolejności obowiązek ten obejmie podatników CIT, których roczny przychód przekracza 50 milionów euro, oraz podatkowe grupy kapitałowe. Te podmioty będą musiały dostosować swoje systemy finansowo-księgowe, aby od 1 stycznia 2025 roku mogły generować księgi rachunkowe według nowej struktury logicznej.
Powyższe grupy podatników od 1 stycznia 2025 r. zostaną zobowiązane do uwzględniania w strukturze logicznej ksiąg rachunkowych wyłącznie jednego elementu. Mowa o znacznikach identyfikujących konta ksiąg. Z kolei od 1 stycznia 2026 r. będą oni zobligowani wskazywać numer identyfikacji kontrahenta, numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, wysokość, rodzaj i typ różnicy pomiędzy wynikiem bilansowym i podatkowym.
W następnych latach obowiązek rozszerzy się na kolejne grupy podmiotów, tj. za rok podatkowy lub rok obrotowy rozpoczynający się po:
- 31 grudnia 2025 r. – inni podatnicy CIT (spółki niebędące osobami prawnymi) zobowiązani do składania JPK_VAT,
- 31 grudnia 2026 r. – pozostali podatnicy CIT i spółki niebędące osobami prawnymi.
Wyżej wymienione grupy podatników zostaną zobligowane do prowadzenia ksiąg i ewidencji zgodnie z nowymi strukturami logicznymi odpowiednio od 1 stycznia 2026 r. i 1 stycznia 2027 r.
Harmonogram wprowadzania zmian
Realizacja obowiązku cyfryzacji dokumentacji księgowej została rozłożona w czasie. Pierwsze struktury logiczne JPK_KR_PD przedsiębiorcy będą musieli złożyć do marca 2026 roku, czyli do upływu terminu złożenia zeznania podatkowego za 2025 rok. W kolejnych latach obowiązek ten obejmie inne grupy podatników, w tym spółki niebędące osobami prawnymi oraz pozostałych podatników CIT.
Korzyści z cyfryzacji
Cyfryzacja dokumentacji księgowej ma przynieść wiele korzyści, zarówno dla przedsiębiorców, jak i administracji podatkowej. Przede wszystkim pozwoli na szybsze i bardziej efektywne przetwarzanie danych, co może przyczynić się do zmniejszenia liczby błędów i usprawnienia procesów kontrolnych. Elektroniczne systemy księgowe często posiadają wbudowane mechanizmy weryfikacji, które pomagają wykrywać i korygować błędy na bieżąco. Dodatkowo, elektroniczne księgi rachunkowe mogą ułatwić przedsiębiorcom zarządzanie finansami i poprawić ich przejrzystość. Naturalnie dokumentacja prowadzona w opisywany sposób pozwala na znaczną oszczędność czasu i kosztów związanych z przechowywaniem i przetwarzaniem dokumentów papierowych. Przedsiębiorcy mogą zredukować koszty związane z drukowaniem, archiwizacją i transportem dokumentów. Warto wspomnieć, że przejście na elektroniczne systemy księgowe przyczynia się do ochrony środowiska poprzez zmniejszenie zużycia papieru i innych materiałów biurowych. Jest to krok w kierunku bardziej zrównoważonego i ekologicznego prowadzenia działalności gospodarczej.
Dodatkowe informacje
Minister Finansów podpisał rozporządzenie w sprawie dodatkowych danych, które przedsiębiorcy będą musieli uzupełnić w prowadzonych księgach rachunkowych. Rozporządzenie oczekuje na publikację w Dzienniku Ustaw. W razie pytań dotyczących nowego obowiązku, przedsiębiorcy mogą kontaktować się z JPK.helpdesk@mf.gov.pl. Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania będą publikowane na stronach Ministerstwa Finansów.
Wsparcie dla przedsiębiorców
Ministerstwo Finansów udostępniło broszury informacyjne do struktur logicznych JPK_KR_PD i JPK_ŚT_KR. Zawierają one informacje dotyczące zawartości struktury logicznej księgi rachunkowej JPK_KR_PD i ewidencji środków trwałych. W planach Ministerstwa jest także uruchomienie specjalnych szkoleń i webinariów dla przedsiębiorców, aby pomóc im w dostosowaniu się do nowych wymogów. Szkolenia te będą obejmować praktyczne aspekty prowadzenia ksiąg rachunkowych w formie elektronicznej oraz przekazywania ich do urzędów skarbowych.
Przykłady dobrych praktyk
Warto również zwrócić uwagę na przykłady dobrych praktyk z innych krajów, które już wprowadziły cyfryzację dokumentacji księgowej. Na przykład w Estonii, która jest jednym z liderów w dziedzinie cyfryzacji administracji publicznej, przedsiębiorcy korzystają z zaawansowanych systemów informatycznych, które automatyzują wiele procesów księgowych i podatkowych.
Wyzwania i obawy
Mimo licznych korzyści, cyfryzacja dokumentacji księgowej wiąże się również z pewnymi wyzwaniami. Przedsiębiorcy obawiają się m.in. kosztów związanych z dostosowaniem systemów informatycznych oraz konieczności przeszkolenia pracowników. Istnieją również obawy dotyczące bezpieczeństwa danych oraz ochrony prywatności.
Sankcje za niedostosowanie się do nowych przepisów
Niewłaściwe przestrzeganie przepisów dotyczących cyfryzacji dokumentacji księgowej w podatku CIT może skutkować różnymi sankcjami. Oto kilka możliwych konsekwencji:
- Kary finansowe: Przedsiębiorcy, którzy nie dostosują swoich systemów księgowych do nowych wymogów, mogą zostać ukarani grzywną. Wysokość kary może zależeć od stopnia naruszenia przepisów oraz skali działalności przedsiębiorstwa.
- Kontrole podatkowe: Firmy, które nie przestrzegają nowych przepisów, mogą być częściej kontrolowane przez urzędy skarbowe. Kontrole te mogą być bardziej szczegółowe i czasochłonne.
- Odpowiedzialność karna: W skrajnych przypadkach, gdy naruszenie przepisów jest celowe i poważne, przedsiębiorcy mogą ponieść odpowiedzialność karną. Może to obejmować zarówno kary finansowe, jak i inne sankcje prawne.
- Utrata zaufania: Niewłaściwe prowadzenie dokumentacji księgowej może również wpłynąć na reputację firmy. Utrata zaufania ze strony kontrahentów, klientów i inwestorów może mieć długotrwałe negatywne skutki dla działalności przedsiębiorstwa.
- Dodatkowe obowiązki: Przedsiębiorcy, którzy nie będą przestrzegać nowych przepisów, mogą zostać zobowiązani do wdrożenia dodatkowych środków naprawczych, takich jak audyty zewnętrzne czy dodatkowe szkolenia dla pracowników.
Cyfryzacja dokumentacji księgowej w podatku CIT od 2025 roku to krok w kierunku nowoczesnej i efektywnej administracji podatkowej. Nowe przepisy mają na celu usprawnienie procesów księgowych, zwiększenie transparentności oraz poprawę zarządzania finansami przedsiębiorstw. Wprowadzenie tych zmian wiąże się jednak z koniecznością dostosowania systemów informatycznych oraz przeszkolenia pracowników, co może stanowić wyzwanie dla wielu firm. Warto zatem zadbać o odpowiednie przygotowanie do nowych wymogów, aby uniknąć potencjalnych sankcji i problemów. Jak to zrobić? Wystarczy zaopatrzyć firmę w godny zaufania, sprawdzony program do raportowania podatku dochodowego od osób prawnych (CIT), taki jak Hogart JPK CIT.
Hogart JPK CIT – Program do raportowania podatku dochodowego od osób prawnych (CIT)
Hogart JPK CIT to kompletna aplikacja pozwalająca na zaawansowaną kontrolę procesu generowania plików w wymaganym przez Ministerstwo Finansów formacie, wraz z walidacją ładowania, przetwarzania i generowania danych. Hogart JPK CIT to także repozytorium wygenerowanych i przekazanych danych do kontroli wraz z możliwością ich ponownego przywołania, przeglądania, filtrowania i grupowania.
Narzędzie współpracuje z następującymi programami ERP: SAP, SunSystems, JD Edwards, Infor SyteLine, Oracle, CDN XL, Exact Globe, iSCALA, Microsoft Dynamics, Simple, SoftLab, Teta, IFS, Baan.
Cechy programu Hogart JPK CIT:
- Generowanie plików w formacie JPK,
- Próbny przebieg generowania plików JPK,
- Pobieranie danych wg zaawansowanych, zdefiniowanych kryteriów,
- Archiwizacja plików xml,
- Wyszukiwanie, grupowanie i filtrowanie danych,
- Śledzenie zmiany każdego użytkownika,
- Raport w układzie danych deklaracji VAT7,
- Web service’y dla wszystkich struktur (środowiska produkcyjne i testowe),
- Pobieranie, wydruk i archiwizowanie UPO ze strony Ministerstwa.
Dlaczego warto wybrać program firmy Hogart? Aplikacje od Hogart są dedykowane dla polskiego rynku. Każdy produkt jest dziełem pracy specjalistów Hogart, dzięki czemu reagują oni na bieżąco na zmianiające się przepisy prawne, dostosowując rozwiązania do bieżących wymagań ustawodawcy. Oferowane rozwiązania zawsze zawierają własną bazę danych, narzędzia do komunikacji z niemal każdym systemem dedykowanym czy bazą danych. W ofercie Hogart znajdują się również gotowe konektory do różnych portali API. Proponowane aplikacje dają możliwość szybkiego przeglądania, filtrowania i grupowania danych, a także eksportu do MS Excel. Wszystkie programy umożliwiają tworzenia kopii zapasowych. Dysponują także etapami procesowania danych, algorytmami przetwarzania, regułami walidacji, śledzeniem zmian i zaawansowanym raportowaniem – w tym generowanie różnego rodzaju deklaracji np. VAT 7.