Podróż służbowa pracownika a odliczenie VAT

Pracodawcy, zarówno w związku z podróżami służbowymi swoich pracowników jak i swoimi, ponoszą różnego rodzaju wydatki. Większość z nich zaliczają do kosztów uzyskania przychodu prowadzonej działalności gospodarczej. Sprawa jest bardziej skomplikowana w zakresie odliczenia podatku VAT.

Przy ustalaniu, czy w odniesieniu do wydatków związanych z podróżą służbową, podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT, trzeba brać pod uwagę wiele aspektów. Wśród nich można wyszczególnić m.in. to, czy wydatek taki był związany z czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT, czy został prawidłowo udokumentowany, czy stanowił koszty uzyskania przychodu w podatku dochodowym itp. Załóżmy, że w niniejszym artykule rozpatrujemy przypadek, gdy podróż służbowa jest związana jedynie z czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT i odbywa się albo przy wykorzystaniu komunikacji publicznej albo przy wykorzystaniu samochodu stanowiącego środek trwały pracodawcy.

Do najczęstszych wydatków związanych z podróżami służbowymi można zaliczyć: wydatki związane z eksploatacją samochodów używanych do celów tych podróży, wydatki ponoszone w związku z korzystaniem z płatnych autostrad, wydatki na parkingi, wydatki na zakup biletów komunikacji publicznej, noclegi. Sposób rozliczenia podatku VAT od tych wydatków zostanie omówiony poniżej.

Wydatki na eksploatację samochodu, stanowiącego środek trwały firmy, wykorzystywanego do podróży służbowej

Największym wydatkiem związanym z eksploatacją samochodu, jest zakup paliwa. Mieszczą się wśród nich jednak także inne wydatki, takie jak np. zakup płynów, oleju, części zamiennych, remonty itd. Wydatki te powinny być udokumentowane fakturami VAT. Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych faktur. Należy jednak pamiętać o pewnym istotnym ograniczeniu, które dotyczy zakupu paliwa w stosunku do samochodów osobowych. Zgodnie bowiem z art. 88 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług, podatku naliczonego nie można odliczyć od zakupu paliw silnikowych, oleju napędowego oraz gazu, wykorzystywanych do napęd samochodów osobowych i innych pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony. Ograniczenie to nie ma jednak zastosowania do pojazdów specjalnych określonych w art. 86 ust. 4 ustawy.

Opłaty za płatne autostrady

Od wydatków związanych z opłatami za korzystanie z przejazdów płatnymi autostradami, podatnik ma prawo odliczyć podatek VAT na zasadach ogólnych. Należy jednak pamiętać, aby wydatki takie prawidłowo udokumentować zwłaszcza, że trudno tutaj często o fakturę VAT, która jest podstawowym dokumentem, na podstawie którego dokonuje się odliczenia tego podatku. Ustawodawca przewidział tutaj jednak inny dowód, który jest w tym wypadku traktowany na równi z fakturą.

Szczegółowe informacje w tym zakresie zostały umieszczone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (dalej rozporządzenie w sprawie faktur). § 20 pkt 4 tego aktu prawnego wskazuje, że za fakturę uważa się również dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi, jeżeli zawierają one następujące dane:

• nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy,
• numer kolejny i datę wystawienia,
• nazwę autostrady, za przejazd którą pobierana jest opłata,
• kwotę należności wraz z podatkiem,
• kwotę podatku.

Jeżeli zatem podatnik jest w posiadaniu takiego dokumentu, to VAT naliczony z niego wynikający może odliczyć.

Opłaty za parkingi

Rzadko zdarza się, aby podatnik był w posiadaniu faktury VAT z tytułu opłat parkingowych. Z reguły dysponuje on jedynie biletami z parkometrów, czy zakupionymi w kioskach itp. Niestety ustawodawca powyższych dowodów nie zrównał dla potrzeb podatku VAT z fakturami (mimo, że stanowią one dowody pozwalające zaliczyć te wydatki do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym). Tym samym od tak udokumentowanych wydatków podatku VAT nie można odliczyć. Jeżeli natomiast podatnik jest w posiadaniu faktury VAT za usługi parkingowe, to odliczenie to jak najbardziej przysługuje.

Bilety komunikacji publicznej

Tutaj, podobnie jak i wyżej, podatnik nie dysponuje fakturami VAT, a biletami przewoźnika. Jednakże w § 20 pkt 1 rozporządzenia w sprawie faktur ustawodawca wskazał, że za fakturę uznaje się bilety jednorazowe, wydawane przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, jeżeli zawierają następujące dane:

• nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy,
• numer i datę wystawienia biletu,
• odległość taryfową nie mniejszą niż 50 km,
• kwotę należności wraz z podatkiem,
• kwotę podatku.

Jeżeli podatnik dysponuje biletem zawierającym powyższe dane, może podatek VAT z niego wynikający odliczyć.

Nocleg

Podatku naliczonego VAT od wydatków związanych z zakupem usług noclegowych podatnik nie może odliczyć. Wyłączenie to wynika wprost z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy. Wskazuje on, że obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych, z wyjątkiem przypadków, gdy usługi te zostały nabyte przez podatników świadczących usługi turystyki, jeżeli w skład usługi turystyki (opodatkowanej w sposób inny niż marżą) wchodzą usługi noclegowe.

W pozostałych sytuacjach podatku VAT od noclegu odliczyć nie można. Odliczyć podatku VAT nie będzie mógł także pracodawca będący firmą turystyczną, od noclegu swojego pracownika, który udał się w podróż służbową. Prawo to przysługuje bowiem jedynie w przypadku, gdy nocleg wchodzi w skład usługi turystyki.

Źródło: egospodarka.pl

Zadaj pytanie | Drukuj | Wyślij znajomemu | Ulubione | 7 listopada 2008